Mākoņa uzskaites sistēmas noma palīdz pārvaldīt, kārtot grāmatvedību un aizsargāt jūsu finanšu datus ar labāku efektivitāti, rentabilitāti un mērogojamību.
Lieta ir tāda, ka veids, kā mazie un vidējie uzņēmumi (MVU) pārvalda savas finanses, gadu gaitā ir krasi mainījušies. Lielu daļu no šīm izmaiņām rada mākoņa grāmatvedība.
Mākoņgrāmata ir ne tikai palīdzējusi uzņēmumiem atteikties no vecām un novēlotām grāmatvedības sistēmām, bet arī var novērst daudzas finansiālas cīņas, kas saistītas ar tradicionālajām metodēm.
Mūsdienās daudzi uzņēmumi lēnām integrē mākoņa grāmatvedību, lai gūtu maksimālu labumu un racionalizētu savu finanšu sistēmu.
Tas palīdzēs jums pārvaldīt visu tiešsaistē, tostarp visus finanšu aspektus, ar kuriem parasti strādā MVU.
Šajā rakstā es apspriedīšu mākoņa grāmatvedību un tās priekšrocības MVU.
Kas ir mākoņa grāmatvedība?
Mākoņgrāmata ir tiešsaistes grāmatvedības pakalpojums, kas palīdz piekļūt un pārvaldīt visas savas finanses, izmantojot internetu. Tā vietā, lai datorā būtu grāmatvedības programmatūra, tā būs mākoņa platformā.
Mākoņgrāmata būtībā ir Programmatūras kā pakalpojuma (SaaS) programma, kas tiek piedāvāta kā abonēšanas modelis, un jums ir jāmaksā tikai ikmēneša abonēšanas maksa. Šī programmatūra ir līdzīga jebkurai populārai tradicionālajai grāmatvedības programmatūrai, ko jūsu datorā izmanto jūsu finanšu pārvaldībai.
Tāpēc pēc pārejas jūs nesaskarsities ar problēmām grāmatvedības uzskaites laikā vai grūtībām ar procesu. Vienīgā atšķirība no tradicionālās ir tā, ka mākoņa uzskaites sistēmas tiek mitinātas attālā serverī, un tām var viegli piekļūt no jebkuras tīmekļa pārlūkprogrammas.
Rezultātā tas atbrīvo jūs no grūtībām, kas saistītas ar to instalēšanu katrā jūsu darbinieku datorā, un datu zaudēšanas riska kļūmes gadījumā. Mākoņgrāmata piedāvā lielāku elastību un drošību, jo grāmatvedības informācija tiek glabāta mākonī, un jūs varat tai piekļūt jebkurā vietā.
Turklāt tas arī palīdz jums izveidot sadalītu darbaspēku; jūsu darbiniekam vienkārši ir nepieciešams internets, lai strādātu ar tādu pašu programmatūru kā visiem pārējiem.
Mākoņgrāmatas priekšrocības
Daudzi MVU gūst labumu no mākoņa grāmatvedības, jo tā palīdz risināt daudzas ar tradicionālo grāmatvedību saistītas problēmas. Dažas no daudzajām mākoņa grāmatvedības priekšrocībām ir šādas:
#1. Viegla pieejamība
Mākoņgrāmatas skaistums ir tāds, ka varat piekļūt visam sava uzņēmuma finansējumam no jebkuras vietas pasaulē, tikai izmantojot internetu. Tā ir viena no lielākajām priekšrocībām, jo jums un jūsu komandai nebūs tikai datori, lai piekļūtu jūsu finanšu datiem.
Pats labākais ir tas, ka mākoņa grāmatvedības programmatūra ir izstrādāta, lai apkalpotu sadalītos darbiniekus un attālinātu darbu. Izmantojot koplietotu piekļuvi, jebkurš no jūsu darbiniekiem var piekļūt nepieciešamajai informācijai jebkurā laikā, neatverot biroja datoru.
Vienkāršā pieejamība nodrošina arī elastīgu darba vidi, un jums nebūs jāpaļaujas tikai uz vienu ierīci darbam.
#2. Rentabilitāte
Mākoņgrāmata var būt rentabla MVU, izmantojot tās abonēšanas modeli. Lai izmantotu programmatūru, katru mēnesi ir jāmaksā standarta summa, un cena mainīsies atkarībā no pievienojumprogrammas funkcijām un piekļuves skaita.
Par tradicionālo grāmatvedības programmatūru jums būs jāmaksā ievērojamas sākotnējās izmaksas. Turklāt jums būs jātērē vairāk, lai aparatūra varētu ātri palaist šo programmatūru. Taču mākoņa grāmatvedība atrisina šo problēmu un palīdz MVU izvēlēties grāmatvedības programmatūras rīku un plānot atbilstoši savam budžetam.
#3. Ietaupa laiku
Integrējot mākoņa uzskaiti savā biznesā, varat ietaupīt daudz laika salīdzinājumā ar tradicionālo programmatūru. Visa jūsu finanšu informācija, piemēram, pārdošana, darījumi, pirkumi un ienākumi, tiks automātiski atjaunināta no jūsu konta uz grāmatām.
Jums nav manuāli jāievieto visa informācija grāmatvedībai vai jātērē programmai Excel, manuālai dokumentācijai un citiem atkārtotiem uzdevumiem. Tādējādi jūs varat ietaupīt laiku un vairāk koncentrēties uz nākotnes mērķiem.
#4. Mērogojamība
Ar manuālu finanšu dokumentu kārtošanu un sarežģītām programmām mazajiem uzņēmumiem bija grūti palielināt vai samazināt apjomu. Tomēr mākoņa grāmatvedība atrisina problēmu, pielāgojot un pielāgojot pakalpojumus atbilstoši jūsu vajadzībām.
Tātad, uzņēmumam augot, jums nevajadzēs daudz tērēt, lai uzņemtu vairāk lietotāju vai integrētu papildu funkcijas, lai apmierinātu palielināto darba slodzi.
Mērogojamība ir vienkārša, izmantojot SaaS programmatūru, jo jums nebūs jātērē papildus par serveriem un aparatūru.
#5. Lietotājam draudzīgums
Jūs varat būt izcils uzņēmējs, taču jums var nebūt labas zināšanas grāmatvedības un finanšu darbā. Tāpēc lielākā daļa mākoņa grāmatvedības programmatūras sistēmu ir lietotājam draudzīgas, lai ikviens tās varētu izmantot bez jebkādām grūtībām.
Šīs SaaS programmas un to intuitīvā sistēma un vienmērīgs dizains var padarīt visu vienkāršu. Svarīgi, ka, eksportējot finanšu datus uz programmatūru, jūs neuztraucieties par nepareizu datu ievadi, jo šie darbi ir automatizēti. Mākoņgrāmata mazina visas neatbilstības, atlaišanas un citas finanšu problēmas un padara grāmatvedību bez problēmām.
#6. Padara sistēmu gudru un organizētu
Mākoņu grāmatvedības programmatūra ir pazīstama ar to, ka jūsu uzņēmuma darbībā tiek automatizēta, un tā palīdz uzņēmumam kļūt gudram un organizētam. Šī programmatūra pareizi sakārto visus jūsu finanšu datus un strukturē tos tā, lai jums un jūsu komandai būtu viegli tiem piekļūt.
Atšķirībā no tradicionālās pieejas, jums nebūs daļēji jāpaļaujas uz informāciju, kas ierakstīta uz papīra, un tas palīdz sakārtot biroju, jo viss ir pieejams mākonī. Neatkarīgi no tā, vai tā ir informācija par pārdošanu, darījumiem vai pirkumiem, viss tiks automātiski atjaunināts serverī un tiks atspoguļots jūsu programmatūrā.
#7. Uzlabota drošība
Tiklīdz pārslēgsit savu uzņēmējdarbības struktūru uz mākoņa grāmatvedību, jūs iegūsit papildu drošību visiem saviem finanšu datiem. Šīs programmatūras sistēmas ir aprīkotas ar dažādiem drošības līdzekļiem, piemēram, šifrēšanu avotā, daudzfaktoru autentifikāciju, automātisku dublēšanu, drošu maksājumu un daudzas citas funkcijas.
Atšķirībā no tradicionālās programmatūras, mākoņa programmatūra ir mazāk pakļauta datu pārkāpumiem un hakeru uzbrukumiem, nodrošinot jūsu finanšu datu pienācīgu aizsardzību. Turklāt šī programmatūra vienmēr tiek atjaunināta ar jaunākajiem drošības ielāpiem un nozares drošības standartiem, pasargājot jūs no drošības riskiem.
#8. Sasniedzamības paplašināšana
Galvenais iemesls, kāpēc daudzi MVU izmanto mākoņa uzskaiti, ir tas, ka tas palīdz tiem paplašināt savu sasniedzamību un izveidot racionalizētu saziņu starp dalībniekiem, jo ikvienam ir piekļuve reāllaika datiem.
Tas arī palīdz veidot labas attiecības starp grāmatvežiem un komandas locekļiem un atrast veidus, kā sasniegt savus mērķus. Tas arī ļauj savā programmatūrā integrēt dažādus rīkus, piemēram, CRM, projektoru pārvaldību un daudzus citus.
#9. Konkurētspējas saglabāšana
Kad mākoņa grāmatvedība automatizē daudzus uzdevumus, tas dod jums laiku koncentrēties uz uzņēmuma izaugsmi un pievērst uzmanību citiem jautājumiem.
Turklāt tas ļauj ieguldīt naudu un resursus dažādos uzdevumos, kas palīdzēs organizācijai konkurēt ar citiem. Tā kā tas racionalizē daudzus uzdevumus, tas palīdz jums attīstīt savu uzņēmumu un pārspēt konkurentus.
Funkcijas, kas jāmeklē mākoņa grāmatvedības programmatūrā
Kad izlemjat integrēt mākoņdatošanas programmatūru savā biznesa ekosistēmā, jums ir jābūt modram par to, kuru izvēlaties. Šeit ir dažas funkcijas, kas jums jāņem vērā, izvēloties vienu no tām:
#1. Lietotājam draudzīgums
Lietotājam draudzīga programmatūra palīdzēs jums strādāt viegli. Programmatūru izmantos ne tikai jūsu grāmatvedis, bet arī citi komandas locekļi, tāpēc ir svarīgi, lai viņiem būtu viegli saprotama un lietojama platforma.
#2. Integrācija ar citiem rīkiem
Paplašinot savu biznesu, jums ir jāintegrē citi finanšu rīki, lai racionalizētu savu darbu un pārvaldītu darba slodzi. Tāpēc izvēlieties programmatūru, kas palīdz integrēt lielāko daļu darbam nepieciešamo rīku.
#3. Mobilo lietotņu pieejamība
Izvēlieties mākoņa grāmatvedības programmatūru, kas var nodrošināt jums mobilo lietotni netraucētai piekļuvei.
Programmatūras mobilā lietotne atvieglos lietošanu, jo katram atjauninājumam varat piekļūt ar vienu pieskārienu. Lai pārbaudītu izdevumu atjauninājumus, jums nav jāatver klēpjdators un jāpiesakās savā kontā, izmantojot pārlūkprogrammu.
#4. Reāllaika krājumu pārvaldība
Programmatūrai ir jāsniedz ne tikai piekļuve pasūtītajiem krājumiem, bet arī reāllaika piekļuve atlikušajiem krājumiem noliktavā.
Reāllaika piekļuve ir ļoti svarīga, jo varat novērtēt turpmākos pārdošanas apjomus un attiecīgi uzkrāt krājumus. Tas ietaupa daudz jūsu uzņēmuma resursu un palīdz racionalizēt krājumu pārvaldību.
#5. Tehniskais atbalsts
Tikai daži cilvēki to apsver, taču programmatūrai ar labu tehnisko atbalstu ir liela nozīme jūsu darbplūsmas uzturēšanā.
Ja jums ir pieejams tehniskais speciālists, lai sniegtu jebkādu palīdzību, jums nebūs jāuztraucas par kļūmēm vai problēmām, ar kurām saskaraties darba laikā. Tehniskajam atbalstam ir jābūt pieejamam visu diennakti, lai ikviens lietotājs, kuram ir problēmas, varētu nekavējoties saņemt speciālista ieteikumus problēmas risināšanai.
Tagad parunāsim par kādu populāru mākoņdatošanas programmatūru, ko varat izvēlēties savai organizācijai.
FreshBooks
Kad parādās runas par mākoņa grāmatvedības programmatūru, jūs nevarat turpināt, neņemot vērā FreshBooks. Tā ir populāra grāmatvedības programmatūra, kas paredzēta ārštata darbiniekiem un MVU, lai apmierinātu viņu finansiālās prasības. Tas ir piemērots arī citiem nozares veidiem ar ievērojamiem resursiem biznesa izaugsmei.
Jums būs piekļuve daudziem pētījumiem un pārskatiem no FreshBooks, kas sniedz jums dziļu ieskatu tirgū un pašreizējā scenārijā. Šī mākoņa grāmatvedības programma sniedz jums piekļuvi daudzām funkcijām, tostarp grāmatvedībai, grāmatvedībai, rēķiniem, klientiem, tāmēm, nobraukuma uzskaitei, atskaitēm, priekšlikumiem, projektu vadībai, algu sarakstam utt.
Lai programmatūra būtu pieejama abonēšanai, zīmols ir arī izstrādājis četras dažādas abonēšanas shēmas — Lite, Plus, Premium un Select.
QuickBooks
Neatkarīgi no tā, vai vadāt ražošanas, bezpeļņas, mazumtirdzniecības, restorāna, juridisko vai jebkuru profesionālu pakalpojumu, QuickBooks var vienkāršot jūsu finanšu pārvaldību. Tā ir vēl viena uzņēmumu īpašniekiem labi zināma mākoņdatošanas programmatūra, kas palīdz izsekot ienākumiem un iepriekš aprēķināt nodokļus.
Turklāt jūs varat pārvaldīt e-komerciju, rēķinus, veidot atskaites, pārvaldīt projektus, saņemt nodokļu maksājumus un veikt daudzas citas darbības. QuickBooks sniedz arī piekļuvi daudziem praktiskiem rīkiem, piemēram, rēķinu ģeneratoriem, laika uzskaites kalkulatoriem, algas kalkulatoriem, ienākumu deklarācijas veidnēm utt. Varat pat tās integrēt programmatūrā, lai samazinātu manuālo darbu.
Jūs saņemsiet četrus šīs programmas abonēšanas plānus — vienkāršu sākumu, būtiskus, papildu un papildu plānus, kā arī 30 dienu bezmaksas izmēģinājumu.
Salvija
Populārā mākoņdatošanas programmatūra MVU vidū ir Sage, kas ir izpelnījusies atzinību no daudzām labākajām organizācijām. Lai gan tā galvenokārt ir paredzēta jaunuzņēmumu un mazo uzņēmumu apkalpošanai, programmatūru var izmantot dažādās nozarēs, piemēram, ķīmiskajā rūpniecībā, vairumtirdzniecībā, celtniecībā, pārtikas un dzērienu ražošanā utt.
Atšķirībā no citām, grāmatvedības programmatūra piedāvā dažas unikālas funkcijas, piemēram:
- Sage Intact progresīvai finanšu pārvaldībai
- Sage X3 operatīvai vadībai
- Sage pamatlīdzekļi biznesa aktīvu izsekošanai
Lieliska šīs programmatūras iezīme ir tās interaktīvais informācijas panelis, kas ļauj apvienot visus savus datus un izveidot jaunu informācijas paneli atbilstoši jūsu prasībām un rediģēt tos no 200 iepriekš izveidotajiem vizuālajiem materiāliem.
Xero
Neatkarīgi no tā, vai vadāt mazu uzņēmumu vai esat grāmatvedis vai grāmatvedis, Xero ir grāmatvedības programmatūra, kas jums nepieciešama, lai vienkāršotu savu darbu. Xero ir pilnībā aprīkota, uz mākoņiem balstīta grāmatvedības programma, kas ļauj izmantot tādas funkcijas kā sliežu projektors, algas, bankas saskaņošana un izdevumu pieprasīšana, lai izpildītu savus finanšu uzdevumus.
Turklāt zīmols ir izstrādājis funkcijas, kurās varat pārvaldīt klientus un virsgrāmatas, sakārtot atbilstības darbplūsmas un veikt daudzus citus uzdevumus. Viena no galvenajām Xero priekšrocībām ir tā spēja automatizēt dažādus uzdevumus un stingra datu drošība.
Izvēloties Xero abonēšanas modeli, jūs iegūsit trīs iespējas: Starter, Standard un Premium, kur standarts tiek uzskatīts par izdevīgu cenu.
Nobeiguma vārdi
Mākoņa grāmatvedības programmatūra ir nākotne; drīz pēc tam, kad būs uzzinājuši par tā priekšrocībām, visi MVU sāks to izmantot. Tas ir saprātīgs ieguldījums, jo jūs iegūsit tādas priekšrocības kā rentabilitāte, mērogojamība, efektīva uzdevumu veikšana, pieejamība un citas.
Tātad, nomājiet mākoņdatošanas programmatūras risinājumu savam biznesam un izbaudiet priekšrocības pats. Tāpat izvēlieties programmatūru, pamatojoties uz funkcijām, izmaksām un citiem iepriekš apspriestajiem aspektiem.
Pēc tam iepazīstieties ar grāmatvedības tiešsaistes kursu platformu ikvienam.