Kas ir automātiskais arhīvs programmā Outlook un kā tas darbojas?

Ja esat izmantojis pastkastes tīrīšanas rīku, būs redzama poga Automātiskā arhivēšana, taču varat būt piesardzīgs par to, kā tas darbojas un ko tas darīs. Lūk, ko tas dara un kā varat to izmantot.

Noklikšķinot uz pogas Automātiskā arhivēšana, process tiek pārvietots cauri visām programmām Outlook mapēm un tiek lietotas visas jūsu iestatītās automātiskās arhivēšanas kārtulas (neuztraucieties, noklusējuma automātiskās arhivēšanas kārtula ir nedarīt neko, tāpēc jūs nevarat nodarīt nekādu kaitējumu, noklikšķinot uz pogas). Bet, ja vēlaties pārvietot vecākus vienumus uz arhīvu, kur tie nav ceļā, automātiskais arhīvs ir veids, kā automatizēt šo procesu. Pabeigsim tā iestatīšanu un darbību.

Kā ieslēgt automātisko arhivēšanu

Pirmkārt, jums ir jāieslēdz automātiskais arhīvs un jāizvēlas tā iestatījumi. Dodieties uz Fails > Opcijas > Papildu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas “Automātiskās arhivēšanas iestatījumi”.

Kamēr opcija “Palaist automātisko arhīvu katru” ir izslēgta (kas ir noklusējuma vērtība), automātiskais arhīvs nekad nedarbosies.

Kad esat ieslēdzis opciju “Palaist automātisko arhivēšanu katru”, tagad ir pieejamas visas opcijas.

Atšķirībā no mapju tīrīšanas, kurai ir viens iestatījumu logs sadaļā Failu opcijas un kas ļauj manuāli veikt šos iestatījumus jebkurā mapē, kas jums patīk, šeit parādītie automātiskās arhivēšanas iestatījumi ir noklusējuma iestatījumi. Katrai mapei, kurā ir ieslēgta automātiskā arhivēšana, var izmantot šos noklusējuma iestatījumus vai, ja vēlaties, dažādām mapēm varat izmantot dažādus iestatījumus. Kā to izdarīt, mēs apskatīsim vēlāk, bet pagaidām apskatīsim noklusējuma iestatījumus.

  Kā iestatīt Odoo biznesa komplektu Ubuntu serverī

Kā iestatīt automātisko arhīvu

Pirmais, kas jāņem vērā, ir tas, ka pēc automātiskās arhīva ieslēgšanas tas darbosies ik pēc 14 dienām. Varat to mainīt, izmantojot augšupvērstās un lejupvērstās bultiņas vai ierakstot ciparu, un varat atlasīt jebkuru vērtību no 1 līdz 60 dienām. Varat ievadīt jebkuru divciparu skaitli, taču, ja tas ir lielāks par 60, programma Outlook parādīs kļūdas ziņojumu, noklikšķinot uz Labi, un pirms saglabāšanas vērtība būs jāmaina.

Nākamā opcija — “Uzvedne pirms automātiskās arhivēšanas palaišanas” dod jums iespēju Outlook parādīt uzvedni pirms automātiskās arhivēšanas. Šī uzvedne ļauj pārskatīt iestatījumus vai atcelt šo automātiskās arhivēšanas darbību, ja vēlaties.

Pārējie iestatījumi attiecas uz to, kuri vienumi tiks arhivēti un kas notiek arhivēšanas procesa laikā. Pirmā opcija šeit — “Dzēst vienumus, kuriem beidzies derīguma termiņš (tikai e-pasta mapei)” — attiecas uz e-pastiem, kuriem ir pievienots derīguma termiņš. Tas neietekmēs uzdevumus vai notikumus, pat ja šīm mapēm ieslēdzat automātisko arhivēšanu.

Pārējie iestatījumi attiecas uz visiem vienumiem, ne tikai uz e-pastu. Tas nozīmē kalendāra notikumus, uzdevumus, piezīmes un žurnāla ierakstus.

Pieņemot, ka atstājat ieslēgtu opciju “Arhivēt vai dzēst vecos vienumus”, programmas Outlook noklusējuma iestatījumi ir pārvietot vienumus, kas vecāki par 6 mēnešiem, uz jaunu, atsevišķu .pst failu ar nosaukumu Arhīvs (pēc noklusējuma) un padarīt to redzamu navigācijas rūtī Outlook, lai jūs varētu piekļūt arhivētajiem vienumiem, kad vien vēlaties. Varat mainīt vērtību “Iztīrīt vienumus, kas vecāki par” uz jebko no 1 dienas līdz 60 mēnešiem, izvēlēties citu .pst failu, kurā vienumus arhivēt, vai izvēlēties “Neatgriezeniski dzēst vecos vienumus”.

  Kā mainīt Chrome noklusējuma teksta lielumu

Brīdiniet, ka šī dzēšana apiet mapi Izdzēstie vienumi un jūsu vienumi tiks pilnībā izdzēsti no programmas Outlook. Atkarībā no iestatījumiem, iespējams, joprojām varēsiet tai piekļūt savā pasta serverī, taču jums nevajadzētu uz to paļauties. Izvēlieties šo opciju tikai tad, ja vēlaties dzēst vienumus uz visiem laikiem.

Noklikšķinot uz Labi, tiks ieslēgta automātiskā arhivēšana. Sākot no šodienas, tā darbosies atbilstoši jūsu izvēlētajai vērtībai “Palaist automātisko arhīvu katru” (pēc noklusējuma ik pēc 14 dienām). Tātad, kad to ieslēdzat, jums vajadzētu sagaidīt, ka tas darbosies diezgan ātri. Mūsu testos pagāja mazāk nekā desmit minūtes no tā ieslēgšanas līdz brīdim, kad tika saņemta uzvedne, kurā teikts, ka automātiskais arhīvs darbosies. Automātiskais arhīvs pēc noklusējuma darbojas tikai dažās mapēs, tādēļ, ja vēlaties, lai tas darbotos noteiktās mapēs vai pielāgotu, kā tas darbojas dažādās mapēs, turpiniet lasīt.

Kā ieslēgt un pielāgot automātisko arhīvu dažādām mapēm

Ieslēdzot automātisko arhivēšanu, tā pēc noklusējuma darbojas tikai šādās mapēs:

Nosūtītās ziņas
Izdzēstie vienumi
Kalendārs
Uzdevumi

Ja vēlaties, lai tā darbotos jebkurā citā mapē, tā ir jāieslēdz katrai mapei (vai jāizslēdz jebkurā no šīm četrām mapēm, kurās nevēlaties to palaist). Dariet to, ar peles labo pogu noklikšķinot uz mapes navigācijas rūtī un noklikšķinot uz „Properties“.

  5 labākie Microsoft Teams apmācības kursi komandu administratoriem

Varat arī piekļūt mapes rekvizītiem, lentē atlasot Mape > Mapes rekvizīti. (Mapēm, piemēram, Kalendārs un Uzdevumi, kas netiek rādītas navigācijas rūtī, tas ir vienīgais veids, kā piekļūt mapes rekvizītiem.) Ir arī iespēja pāriet tieši uz automātiskās arhivēšanas iestatījumiem, kas ietaupa darbību, tiklīdz esat atrodiet mapes rekvizītus.

Logā Mapes rekvizīti noklikšķiniet uz cilnes Automātiskais arhīvs, lai piekļūtu šīs mapes iestatījumiem.

Lielākajai daļai mapju pēc noklusējuma ir ieslēgts iestatījums “Nearhivēt vienumus šajā mapē”. Tas nozīmē, ka, palaižot automātiskās arhivēšanas procesu, mape tiks ignorēta un tajā esošie vienumi netiks arhivēti. Ja vēlaties, lai mape tiktu iekļauta, ieslēdziet opciju “Arhivēt vienumus šajā mapē, izmantojot noklusējuma iestatījumus”.

Alternatīvi, ja vēlaties, lai šīs mapes automātiskās arhivēšanas iestatījumi atšķirtos no noklusējuma iestatījumiem, ieslēdziet “Arhivēt šo mapi, izmantojot šos iestatījumus” un mainiet iestatījumus atbilstoši savām vēlmēm.

Ja jebkurā brīdī vēlaties atgriezt visas mapes, lai izmantotu noklusējuma iestatījumus, varat atgriezties Fails> Opcijas> Papildu> Automātiskās arhivēšanas iestatījumi un noklikšķiniet uz pogas “Lietot šos iestatījumus visām mapēm tūlīt”. Tas mainīs visas mapes, kurās ir ieslēgta opcija “Arhivēt šo mapi, izmantojot šos iestatījumus”, un tā vietā būs ieslēgta opcija “Arhivēt vienumus šajā mapē, izmantojot noklusējuma iestatījumus”.

Kad esat ieguvis automātiskās arhīva noklusējuma iestatījumus un iestatījumus katrai mapei, iestatiet to, kā vēlaties, varat atstāt procesu mierīgam darbam fonā, atbrīvojot vietu un pasargājot mapes no pārāk uzpūstas.