Darba dokumenta apjoms palīdz izvairīties no minējumiem un nepareizas komunikācijas projektā un saglabāt to pareizajā virzienā, sadarbojoties ar ārējiem klientiem.
Mūsdienu uzņēmumi pirms projekta pabeigšanas sadarbojas ar vairākām pusēm. Šādam sadarbības darbam uzņēmumiem ir nepieciešams profesionāls dokuments. Tāpēc viņi var atsaukties uz to vēlāk, ja ārējās puses, kas sadarbojas, nepiegādā projekta rezultātus saskaņā ar saskaņotajām specifikācijām.
Viens no šādiem biznesa dokumentiem ir darba apjoms. Jums tas ir nepieciešams ikreiz, kad uzņematies projektus no kāda cita vai sadarbojaties ar trešajām pusēm.
Turpiniet lasīt, lai iemācītos uzrakstīt darba dokumentu skaidrā un viegli saprotamā valodā. Jūs arī izpētīsit dažus tiešsaistes resursus, kas piedāvā dažāda veida darba veidnes un uz veidlapām balstītus veidotājus.
Ievads
Darba apjoms jeb SoW dokuments ir dokuments, kurā ir aprakstīta detalizēta informācija par projekta pamatu. Daudzi cilvēki to uzskata arī par rakstisku līgumu starp viņiem un citām projekta ieinteresētajām pusēm, tostarp aģentiem, pakalpojumu sniedzējiem un apakšuzņēmējiem.
Dokumentā parasti ir paskaidrots, kā katrs projekta uzdevums vai posms tiek pabeigts, rezultāti, sagaidāmie rezultāti, maksājumu grafiki un process. Izmantojot to, ārštata darbinieki vai komandas var skaidri un kodolīgi pieminēt, ko ieinteresētās personas var sagaidīt no projekta.
Pārpratumu gadījumā tas darbojas kā izvēles iespēja visām pusēm. No tā visi zina, kas viņiem jādara, lai projekts derētu abiem. SoW dokuments ir arī fantastisks efektīvas komunikācijas veids, kura trūkums var izraisīt projekta un klienta un ieinteresēto pušu attiecību neveiksmi.
Būtiskās sastāvdaļas
Atkarībā no jūsu projekta veida un nozares, dokuments var atšķirties. Tomēr šie ir parastie elementi, kas jums jāiekļauj gandrīz visās SoW, lai nodrošinātu pārredzamību.
Galvenā informācija
Katrā SoW dokumentā ir jāiekļauj projekta pamatinformācija, lai lasītāji varētu nekavējoties saprast, par ko ir runa. Iekļaujiet projekta nosaukumu, autora vārdu, klienta vārdu, datumu un citu būtisku informāciju.
Projekta mērķi
Īsa projekta apraksta pievienošana SoW vienmēr palīdz. Noteikti iekļaujiet projekta pamatinformāciju, mērķus, problēmas izklāstu un iesaistītās personas, taču īsi.
Preču un pakalpojumu apraksts kā saraksts
Tagad pārejiet pie šī dokumenta vissvarīgākās daļas — precēm un pakalpojumiem, kurus jūs piegādāsit vai veiksit projekta ietvaros.
Labāk ir sadalīt rezultātus mazākos gabalos un uzskaitīt tos kā uzdevumus un apakšuzdevumus. Neatkarīgi no tā, vai tas ir ārštata projekts vai komandas projekts, norādiet uzdevumus tabulā kopā ar paredzētajiem izpildes datumiem un sazinieties ar cilvēkiem.
Projekta nodevumi
Iespējams, tas nav nepieciešams visiem SoW dokumentiem, taču ir izdevīgi norādīt, ko klients saņems pēc projekta beigām. Tādējādi viņi zinās, ko sagaidīt no jums un jūsu komandas.
Projekta laiks
Laikam ir izšķiroša loma visos projektos; tāpēc jums ir jāiekļauj pabeigšanas laiks. Piemini, kad sāksi pie tā strādāt un kad pabeigsi. Tāpat neaizmirstiet pieminēt visus atskaites punktus vai sasniegumus, ko vēlaties sasniegt šajā ceļā.
Ārpus darbības jomas saraksts
Vēl viena SoW dokumenta izvēles sastāvdaļa pacels to uz nākamo līmeni. Šajā sadaļā iekļaujiet visu, ko neiekļausiet savā projektā, bet klienti varētu to sagaidīt. Tas padarīs lietas skaidras un palīdzēs izvairīties no jebkādiem pārpratumiem.
Izmaiņu protokols
Veidojot SoW pirms projekta uzsākšanas, vēlāk var rasties nepieciešamība veikt izmaiņas šajā dokumentā norādītajā projekta tvērumā. Šī iemesla dēļ jums ir jāpievieno protokols, ar kura palīdzību jūs varēsit tajā veikt izmaiņas.
Maksājuma nosacījumi
Visos apmaksātajos projektos ir jābūt sadaļai, kurā jāapraksta projekta izdevumi un maksāšanas veidi. Ja projektā ir jāiegulda nauda precēm, darbaspēkam, infrastruktūrai vai citām pieskaitāmām izmaksām, iekļaujiet to šajā sadaļā. Norādiet arī maksājumu grafikus, starpposma maksājumus un citu informāciju savā SoW dokumentā.
Noteikumi un nosacījumi
Šajā sadaļā jāiekļauj visi projekta noteikumi un nosacījumi. Šeit varat arī izskaidrot SoW lietotos terminus un visus nosacījumus, kurus iepriekš neesat noskaidrojis.
Pieņemšana
Visbeidzot pievienojiet šo sadaļu, kas pārvērtīs to par juridiski izpildāmu līgumu. Šeit iekļaujiet klienta parakstu un piedāvājiet vietu citu ieinteresēto pušu parakstiem.
Lietošanas gadījumi
Jebkurš projekta nodošanas darījums starp klientu un ārpakalpojuma pusi jānotiek, izmantojot SoW dokumentu. Tālāk atrodiet dažus Word dokumentu un to veidņu darbības jomas reālās lietošanas gadījumus.
#1. Ēku arhitektūras darbi
Tā kā arhitektūras darbi biznesa un privātām ēkām ir saistīti ar daudziem izdevumiem, riskiem un laika ieguldījumiem, jums ir jāizmanto standarta SoW dokuments, ko izmanto lielākā daļa ēku būvniecības firmu.
Tālāk esošā veidne ir standartizēts SoW dokuments, kurā ir iekļauti visi būtiskie komponenti, piemēram, projekta definīcija, klienta un projekta informācija, arhitekta atlases process, projekta laika grafiks, apstiprināšanas prasības, vispārējais mērķis utt.
Lejupielādēt: Arhitektūras darbu veidne bezmaksas MS Word/Google dokumentiem
#2. Iekšējā un ārējā renovācija
Dažādas mājas dekorēšanas aģentūras un darbuzņēmēji izmanto šo SoW dokumentu, lai pabeigtu individuālu vai biznesa projektu renovācijas darījumus. Varat izmantot veidni, ja šajā jomā esat jaunpienācējs un jums nav ne jausmas, kā to izveidot.
Sekojošā SoW dokumenta veidne ir izstrādāta atbilstoši ASV ģenerāluzņēmēju vajadzībām komerciālo vai dzīvojamo ēku renovācijai. Tajā ir ietverts viss renovācijas darbu darbības jomā esošais saturs. Tomēr varat pievienot vairāk vai dzēst dažus saskaņā ar projektu, pie kura strādājat.
Lejupielādēt: Renovācijas darbu veidne bezmaksas MS Word/Google Docs
#3. Dzīvojamo un komerciālo apzaļumošanas projekti
Ainavu labiekārtošanas projektos ir daudz slapja darba, kā arī profesionālas izrādes. SoW dokuments ir iespēja jums parādīt savu radošumu un dizaina gaumi, lai pasūtītāja puse iegūtu vēl vienu stabilu punktu jūsu aģentūras nolīgšanai.
Šī ainavu darba SoW veidne sastāv no attēlu blokiem, kuros varat ievietot zīmola logotipu, zīmola krāsu paletes, ikonas un darbu piemērus. Ir papildu tukša lapa, kuru varat izmantot, lai rakstītu vairāk satura. Katrai lapai varat mainīt ainavas attēla piemēru.
Lejupielādēt: Landscaping SoW veidne bezmaksas MS Word/Google Docs
#4. Sociālo mediju mārketings
Palīdzēt uzņēmumiem ar sociālo mediju reklāmām un mārketinga kampaņām ir ienesīgi. Ar to nodarbojas dažādi ārštata darbinieki un digitālā mārketinga aģentūras. Ja arī jūs atrodaties šajā domēnā, tad SoW dokuments var jums palīdzēt ilgtermiņā.
Tālāk atrodiet sakārtotu, skaidru, profesionālu sociālo mediju mārketinga SoW veidni, ko aģentūras un ārštata darbinieki var izmantot komerciāli. Tajā ir ietverti obligātie SoW dokumenta komponenti, piemēram, informācija par klientu, projektu apraksti, kampaņas informācija, galvenie nodevumi, kampaņas tabulas utt.
Lejupielādēt: sociālo mediju mārketinga SoW veidne bezmaksas MS Word/Google Docs
#5. Valsts līgumi
SoW dokuments ir ļoti nepieciešams līgumdarbiem, ko jūs varētu saņemt no federālajām, štatu, pašvaldībām un apgabaliem. Arī valsts līgumu darba dokumentu apjoms saturā un apjomā būs visspilgtākais.
Šeit atrodams valdības līgumu projektu SoW veidnes piemērs. Tas ļauj pievienot aģentūras logotipu un citu SoW saturu, piemēram, organizācijas nosaukumu, projekta nosaukumu, informāciju par autoru, projekta pamatinformāciju un mērķus, projekta aprakstu, grafiku/grafiku, piegādātāja izmaksu piedāvājumu utt.
Jums var būt nepieciešams pievienot vai izslēgt saturu atkarībā no valdības līguma projekta, kas jūs interesē. Pirms galīgā projekta iesniegšanas izskatiet projekta prasības SoW dokumenta formātam.
Lejupielādēt: valdības līgumu SoW veidne bezmaksas MS Word/Google dokumentiem
Dos, lai rakstītu SOW dokumentu ✔
- Iekļaujiet skaidru informāciju par darbu, samaksu, resursiem, termiņu, atskaites punktiem utt.
- Pievienojiet vizuālos elementus, piemēram, gaidāmā gala produkta vai pakalpojuma attēlus, grafikus, diagrammas, tabulas utt.
- Ja dokumentā ir ietverts biznesa žargons, pirms projekta nodošanas ekspluatācijā pārliecinieties, ka jūs un parakstītāja tos definējat.
- Ja tas ir ilgtermiņa projekts ar daudziem sarežģītiem nodevumiem, kas ir atkarīgi no laika, iekļaujiet SoW pārskatīšanas grafiku ar mēneša vai ceturkšņa intervāliem.
- Dokumentā jāiekļauj arī projekta panākumu definīcijas. Kad esat pabeidzis projektu, klients var viegli pārskatīt veiksmes definīcijas, un nebūs vietas nevajadzīgām pārskatīšanām un pārstrādājumiem.
- Saglabājiet SoW izteiksmīgu, kodolīgu un īsu. Neizmantojiet nevajadzīgas pildvielas, lai pagarinātu dokumentu.
- Jums ir jāizstrādā dokuments, sadarbojoties ar ārējām un iekšējām ieinteresētajām personām. Piemēram, iekšējās ieinteresētās personas būs jūsu projekta komanda, bet ārējās ieinteresētās personas būs klients un trešās puses piegādātāji.
- Norādiet cieši saistītos pakalpojumus, kas netiek iekļauti projekta ietvaros, piemēram, mitināšana pēc vietnes izstrādes, lietotņu publicēšana pēc lietotnes izstrādes utt., ja vien klients par pakalpojumu nemaksā.
Tagad pāriesim pie darba apjoma (SOW) dokumenta rakstīšanas aizliegumiem.
Nedrīkst rakstīt SOW dokumentu ❌
- Veidojot savu, nevilcinieties izmantot SoW dokumentu veidnes un attiecīga projekta piemērus. Tas ietaupīs laiku un pūles.
- Neiekļaujiet dokumentā neskaidru un neskaidru saturu, ko apakšuzņēmēji, pārdevēji un citas trešās puses var izmantot savā labā un radīt jums naudas zaudējumus.
- Nesteidziniet darba dokumenta izstrādes procesu. Sēdiet kopā ar saviem līdzstrādniekiem un rūpīgi plānojiet dokumentu, iekļaujot visas definīcijas, atskaites punktus, ierobežojumus, budžetu utt.
- Neaizmirstiet skaidri ieskicēt projekta nodevumus, kas ir “ārpus darbības jomas” un “tvēruma ietvaros”.
- Ja projekts paredz noteiktu profesionālās apmācības ilgumu, neaizmirstiet to iekļaut dokumentā kopā ar izmaksām.
- Dažos SoW dokumentos trūkst pakāpeniskas darbplūsmas par to, kā klientam būtu jāveic nodevumu audits, lai viņi varētu deklarēt projekta pabeigšanu. Pārliecinieties, vai nepieļaujat šo kļūdu. Iekļaujiet iepriekš apstiprinātas darbības, kas definē projektu kā pabeigtu saskaņā ar nodošanas ekspluatācijā noteikumiem.
- Ilgtermiņa projektos var būt nepieciešama novirzīšana, darbības jomas izmaiņas, piegādes izmaiņas utt. Neaizmirstiet pieminēt šādas iespējas SoW dokumentā.
Turklāt pārbaudiet SOW dokumentu bezmaksas veidņu resursus.
Bezmaksas veidņu resursi
Smartsheet
Vietnē Smartsheet lietotāji var atrast dažādas bezmaksas darba veidnes personiskai lietošanai. Šeit veidnes ir pieejamas Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs un Google izklājlapās.
Digitālais mārketings, komerciālā būvniecība, programmatūras izstrāde, interjera dizains, tīmekļa dizains un pārveidošana ir dažas populāras nozares, kurās varat izmantot šīs platformas veidnes.
Veidņu arhīvs
Veidņu arhīvs ir vēl viena vietne, kurā varat atrast bezmaksas resursus darba dokumentu apjoma izveidei. Veidnēm ir dažādi dizaini un formāti, lai jūs varētu izvēlēties atbilstoši savam zīmolam vai projektam. Turklāt jūs varat tos viegli lejupielādēt un rediģēt, lai izveidotu unikālu SoW dokumentu.
FormSwift
FormSwift ļauj izveidot darba dokumenta apjomu nākamajam projekta priekšlikumam divos veidos. Vispirms no vietnes lejupielādējiet vispārīgu veidni programmā Microsoft Word vai Adobe PDF. Pēc tam varat aizpildīt tukšās vietas, lai izveidotu pielāgotu SoW dokumentu.
Otrkārt, varat iet cauri vadāmam SoW veidotājam, kurā ierakstāt attiecīgo informāciju, un būvētājs turpina veidot dokumentu. Dokumenta izveide tiešsaistē šajā platformā aizņem apmēram 20 minūtes.
Nobeiguma vārdi
Tātad, tagad jūs zināt darba dokumenta tvērumu, tā komponentus un darbības, ko drīkst un ko nedrīkst darīt, lai izveidotu profesionālu SoW dokumentu, kas patiks jūsu klientam. Turklāt esat atklājis arī dažus lietošanas gadījumus, kuros varat izmantot SoW dokumentus.
Lai palīdzētu jums turpmāk, rakstā ir izklāstīti daži tiešsaistes darba dokumentu veidotāju un veidņu bibliotēku tvērumi. Varat izveidot SoW dokumentu tiešsaistē, izmantojot jebkuru no iepriekš minētajām platformām, vai nu izpildot soli pa solim sniegtos norādījumus vai lejupielādējot un pielāgojot veidni.
Iespējams, jūs interesēs arī populārākie e-parakstīšanas rīki, piemēram, darba apjoms vai darba pasūtījumi.