Kā pievienot derīguma termiņu e-pastiem programmā Outlook (un kam tie ir paredzēti)

Outlook ļauj pievienot derīguma termiņu e-pastam, ko nosūtāt vai saņemat. Kad būs beidzies derīguma termiņš, e-pasts tiks parādīts citā formātā, un jūs varat izmantot Outlook iebūvētos rīkus, lai automātiski pārvaldītu e-pastu, kuram beidzies derīguma termiņš.

Derīguma termiņi attiecas tikai uz e-pastiem, nevis kalendāra pasākumiem vai uzdevumiem, jo ​​šiem vienumiem ir savi datumi, kurus varat izmantot to pārvaldībai.

Kā e-pastā iestatīt derīguma termiņu

Lai sūtītam e-pasta ziņojumam pievienotu derīguma termiņu, jums ir jāatver e-pasta rekvizītu logs. Atveriet e-pastu un pēc tam noklikšķiniet uz Ziņojums > Atzīmes.

Tiks atvērts e-pasta rekvizītu logs, kuram varat piekļūt arī, noklikšķinot uz Opcijas > Citas opcijas vai Fails > Rekvizīti. Ieslēdziet izvēles rūtiņu “Derīguma termiņš pēc” un pēc tam izvēlieties datumu un laiku.

Noklikšķiniet uz Aizvērt, lai atgrieztos savā e-pastā. Nebūs redzamas pazīmes, ka ir pievienots derīguma termiņš, un jūs varat sūtīt e-pastu kā parasti.

Lai saņemtam e-pasta ziņojumam pievienotu derīguma termiņu, atveriet e-pasta ziņojumu un noklikšķiniet uz Ziņojums > Atzīmes (vai Fails > Rekvizīti).

Tas atver e-pasta rekvizītu logu. Saņemtam e-pasta ziņojumam nav tik daudz iespēju kā sūtītajam ziņojumam, taču joprojām varat iestatīt derīguma termiņu un laiku.

  Google kamera ir pieejama pakalpojumā Google Play, un tajā ir jauns objektīva aizmiglošanas režīms

Ko dara derīguma termiņš?

Tātad e-pastam esat pievienojis derīguma termiņu. Tas ir lieliski un viss, bet kāds labums no tā?

Programmā Outlook dažādos veidos tiek izmantoti derīguma termiņi, lai palīdzētu jums koncentrēties uz svarīgo. E-pasta ziņojumi, kuru derīguma termiņš ir beidzies, parasti nav tik svarīgi kā e-pasta ziņojumi, kuriem nav beidzies derīguma termiņš, tāpēc programma Outlook automātiski formatē e-pastus, kuriem beidzies derīguma termiņš.

Ja skatījāties nosacītā formatējuma iestatīšanu programmā Outlook, iespējams, esat pamanījis formatēšanas kārtulu “Iepriekšējie vienumi”.

Šī kārtula visus e-pasta ziņojumus, kuriem ir beidzies derīguma termiņš, formatē ar pelēku fontu un pārsvītrotu tekstu.

Tādējādi jūs zināt, ka e-pasta derīguma termiņš ir beidzies, lai vispirms varētu koncentrēties uz svarīgākiem e-pastiem. Ja esat nosūtījis e-pasta ziņojumu ar derīguma termiņu, šis formatējums tiks lietots arī adresāta programmā Outlook, bet citos e-pasta klientos, piemēram, Thunderbird, vai tīmekļa lietotnēs, piemēram, Gmail vai Yahoo! Mail, ignorēs datumu un ar to neko nedarīs.

Varat arī pievienot kolonnu mapei, kurā ir redzams jebkura e-pasta derīguma termiņš. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas galvenes mapē, kurai vēlaties pievienot kolonnu, un pēc tam noklikšķiniet uz „Lauku atlasītājs“.

Nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Datuma un laika lauki” un pēc tam atlasiet opciju “Derīguma termiņš”.

  Kā izveidot Star Wars ritināmu tekstu programmā PowerPoint

Velciet un nometiet vienumu “Derīguma termiņš” savā mapē, lai pievienotu to kolonnām.

Atverot e-pasta ziņojumu, kuram beidzies derīguma termiņš, programma Outlook informē jūs ar ziņojumu galvenē.

Jūs joprojām varat atbildēt uz e-pasta ziņojumu, kuram beidzies derīguma termiņš, vai pārsūtīt to, taču, ja mēģināt to pārsūtīt, programma Outlook vispirms parāda brīdinājumu.

Noklikšķiniet uz “Jā”, lai nosūtītu e-pastu, vai “Nē”, lai atceltu.

Derīguma termiņa izmantošana, lai pārvaldītu savu e-pastu

Daži Outlook iebūvētie rīki izmanto arī derīguma termiņus. Ja programmā Outlook esat iestatījis automātisko arhivēšanu, iespējams, esat pamanījis opciju “Dzēst vienumus, kuriem beidzies derīguma termiņš (tikai e-pasta mapei).

Ja tas ir ieslēgts, automātiskā arhivēšana izdzēsīs vai pārvietos (atkarībā no citiem iestatījumiem) visus e-pasta ziņojumus, kuru datums ir pagājis. Tas ir lielisks veids, kā automātiski noņemt e-pastus, kuriem beidzies derīguma termiņš, un neļaut tiem pārblīvēt pastkasti.

Ja nevēlaties, lai jūsu e-pasta ziņojumi, kuriem beidzies derīguma termiņš, tiktu dzēsti vai pārvietoti, taču nevēlaties tos redzēt arī programmā Outlook, varat iestatīt Outlook sinhronizācijas noteikumus, lai novērstu to lejupielādi no Exchange e-pasta servera.

Kad veidojat sinhronizācijas filtru, noklikšķiniet uz cilnes „Papildu“ un pēc tam uz pogas „Lauks“.

Izvēlnē atlasiet Datuma/laika lauki > Derīguma termiņš. Lauks ir pieejams arī opcijās “Visi pasta lauki” un “Visi pasta lauki”.

  Izveidojiet GIF no videoklipiem un pievienojiet tekstu, izmantojot jauno Imgur GIF veidotāju

Iestatiet “Stāvoklis” uz “ieslēgts vai pirms” un “Vērtība” uz “vakar” un pēc tam noklikšķiniet uz “Pievienot sarakstam”.

Tādējādi tiks filtrēti visi uzdevumi, kuriem beidzies derīguma termiņš, lai, ja tiem beidzās vakar vai agrāk, tie netiktu sinhronizēti ar programmu Outlook un neparādītos jūsu pastkastē. Tie joprojām būs pieejami Outlook tīmekļa lietotnē, ja vēlaties tos tur skatīt.

Jūs nevarat iestatīt noteikumus, lai ienākošajiem e-pasta ziņojumiem automātiski pievienotu derīguma termiņus, vai izveidot ātru darbību, kas piemēro derīguma termiņu, nospiežot pogu, taču varat automātiski pievienot derīguma termiņu visiem izejošajiem e-pastiem. Noklikšķiniet uz Fails > Opcijas > Pasts, ritiniet uz leju līdz Sūtīt ziņojumus un ieslēdziet opciju “Atzīmēt e-pasta ziņojumus kā beigušos pēc šīm daudzām dienām”.

Ievadiet dienu skaitu, pēc kura vēlaties, lai ziņojumu derīguma termiņš beigtos, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi. Tādējādi visiem jūsu nosūtītajiem e-pasta ziņojumiem tiks automātiski pievienots derīguma termiņš.

Derīguma termiņi ir noderīgs veids, kā pārvaldīt prioritātes un pastkasti, izmantojot vāja apgaismojuma ziņojumus, kas vairs nav aktuāli, un ļauj izmantot Outlook rīkus, lai dzēstu vai paslēptu ziņojumus, kas jums vairs nav vajadzīgi. Tas ir vēl viens līdzeklis cīņā pret pastkastes izkļūšanu no kontroles, turklāt ļoti noderīgs rīks.