Tā kā tas ir fakts, ka mēs nestrādājam visas 24 stundas diennaktī, būtu saprātīgi iestatīt automātiskas atbildes, lai informētu personas, kas mēģina ar jums sazināties.
Programmas Outlook funkcija “Ārpus biroja” ļauj iestatīt automātiskas atbildes gadījumiem, kad nevarat uzreiz atbildēt uz e-pastiem. Tas palīdz nekavējoties informēt sūtītāju par jūsu nepieejamību.
Šo funkciju varat izmantot dažādu iemeslu dēļ, piemēram, ja esat slimības atvaļinājumā vai atvaļinājumā vai kāda iemesla dēļ neesat pieejams birojā.
Ja tas šķiet kaut kas noderīgs, uzzināsim, kā programmā Outlook iestatīt šo automātiskās atbildes līdzekli.
Ir vairāki veidi, kā to izdarīt, un darbības ir atkarīgas no izmantotās ierīces, tāpēc izpildiet kādu no tālāk norādītajām jums piemērotajām metodēm.
Izmantojot automātisko atbilžu opciju
Tas, iespējams, ir visvienkāršākais veids, kā to izdarīt; šeit ir soļi.
1. darbība. Piesakieties savā Outlook kontā.
2. darbība: augšējā kreisajā stūrī esošajās opcijās noklikšķiniet uz vietas “Fails”.
3. darbība: noklikšķiniet uz Automātiskās atbildes (ārpus biroja).
4. darbība: atlasiet pogu, kas saka “Sūtīt automātiskās atbildes”.
5. darbība. Tekstlodziņā varat ievadīt savu ziņojumu, kas tiks parādīts personām, kas mēģinās ar jums sazināties.
Ir svarīgi ievadīt ziņojumu tā, lai tas būtu piemērots katram gadījumam, jo jūs nekad nezināt, kas jums nosūtīs e-pasta ziņojumu.
6. darbība. Varat izvēlēties nosūtīt automātisko atbildi uzreiz vai iestatīt laiku, kad tā tiks nosūtīta personai. Lai to izdarītu, atlasiet “Sūtīt tikai šajā laika diapazonā” un iestatiet vēlamo laiku un datumu.
7. darbība. Varat izvēlēties izveidot divus dažādus ziņojumus. Viens cilvēkiem jūsu organizācijā un otrs cilvēkiem ārpus tās.
Kad viss ir izdarīts, nospiediet “OK” un esat pabeidzis.
Noteikumu un veidņu izmantošana
Ne katrs Outlook konts atbalsta automātiskās atbildes (ārpus biroja). Ja to neredzat savā kontā, iespējams, tas nozīmē, ka jums nav šīs funkcijas.
Par laimi, ir vēl viens veids, kā iestatīt automātiskās atbildes, un tas ir kārtulu un veidņu izmantošana.
Tālāk ir norādītas darbības, kas jāveic.
1. darbība: vispirms mums ir jāizveido veidne. Lai to izdarītu, programmā Outlook izveidojiet jaunu ziņojumu. Ievadiet visu informāciju, piemēram, tematu un ziņojuma pamattekstu.
Atcerieties, ka ziņojuma pamatteksts būs ziņojums, kas tiks automātiski nosūtīts kā atbilde personām, kas nosūtīs jums e-pasta ziņojumu.
2. darbība. Kad esat pabeidzis, cilnē Fails noklikšķiniet uz Saglabāt kā. Dialoglodziņā Saglabāt kā veidnei jāpiešķir nosaukums un nolaižamajā izvēlnē Saglabāt kā veidu atlasiet Outlook veidne (*.oft). Visbeidzot, noklikšķiniet uz Saglabāt.
3. darbība. Tagad ir pienācis laiks izmantot mūsu veidni un izveidot automātiskās atbildes kārtulu. Savā Outlook kontā noklikšķiniet uz Informācija un pēc tam noklikšķiniet uz “Noteikumi un brīdinājumi”.
4. darbība: Kad tiek atvērts dialoglodziņš Noteikumi un brīdinājumi, noklikšķiniet uz pogas “Jauns noteikums…”.
5. darbība. No opcijām izvēlieties opciju “Lietot kārtulu saņemtajiem ziņojumiem” un noklikšķiniet uz Tālāk, lai izveidotu jaunu kārtulu automātiskajām atbildēm.
6. darbība. Tagad jums tiks parādīti nosacījumi par automātiskajām atbildēm. Varat atstāt nemainītus lodziņus 1. darbība un 2. darbība, jo mēs vēlamies atbildēt uz katru saņemto ziņojumu. Pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
7. darbība: noklikšķiniet uz “Jā”, kad tiek parādīts ziņojums ar jautājumu, vai vēlaties piemērot šo noteikumu visiem ziņojumiem.
8. darbība. Tiek parādīts šāds ekrāns. No opcijām izvēlieties “atbildēt, izmantojot noteiktu veidni” 1. darbībā un pēc tam noklikšķiniet uz vietas, kur ir rakstīts “konkrēta veidne” 2. darbībā. Tiks atvērts cits lodziņš, kurā varēsit atlasīt iepriekš izveidoto veidni.
Uznirstošajā logā “Atlasīt atbildes veidni” sadaļā Meklēt atlasiet “Lietotāja veidnes failu sistēmā”.
9. darbība. Noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot un izvēlieties veidni, kas atrodas jūsu datorā, un atveriet to.
10. darbība. Šajā darbībā jums tiks jautāts, vai vēlaties piemērot kādus izņēmumus. Atzīmējiet tos, kuriem vēlaties pieteikties, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
Visbeidzot, nosauciet kārtulu un noklikšķiniet uz Pabeigt, lai pabeigtu procesu. Tagad, kad kāds jums nosūtīs e-pasta ziņojumu, kamēr jūs esat prom, jūsu izveidotajā veidnē esošais ziņojums tiks automātiski nosūtīts kā atbilde.
Uz datora
Darbības automātisko atbilžu iestatīšanai datorā ir gandrīz tādas pašas kā pārlūkprogrammā. Tālāk ir norādītas darbības, kas jāveic.
1. darbība. Atveriet programmu Outlook savā Windows datorā.
2. darbība. Dodieties uz Fails > Automātiskās atbildes. Ja jums ir programma Outlook 2007, atveriet Rīki > Ārpus biroja palīgs.
3. darbība: lodziņā Automātiskās atbildes atlasiet “Sūtīt automātiskās atbildes”.
4. darbība. Kad tiek atvērts ziņojuma lodziņš, noklikšķiniet uz tā, vai vēlaties, lai automātiskā atbilde tiktu nosūtīta personām jūsu organizācijā vai ārpus tās. Pēc tam sāciet rakstīt ziņojumu.
Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz „OK”, lai pabeigtu procesu.
iPhone lietotnē
Automātisko atbilžu iestatīšana iPhone tālrunī ir ļoti ātra. Lai to izdarītu, veiciet tālāk norādītās darbības.
1. darbība. Atveriet programmu Outlook un dodieties uz Iestatījumi > Pasts.
2. darbība. Izvēlieties konkrēto Outlook kontu.
3. darbība. Ieslēdziet automātiskās atbildes, ja tā nav ieslēgta pēc noklusējuma.
Varat arī izvēlēties, vai vēlaties, lai ziņojums tiktu nosūtīts visiem vai tikai personām jūsu organizācijā. Kad esat pabeidzis, pieskarieties atzīmei, un esat pabeidzis.
Lasiet arī: Kā pievienot kalendāru programmā Outlook
Android lietotnē
Līdzīgi kā iPhone tālrunī, tālāk ir norādītas darbības, lai iestatītu automātiskās atbildes Outlook Android lietotnē.
1. darbība: atveriet lietotni un pieskarieties ikonai Iestatījumi.
2. darbība. Izvēlieties konkrēto Outlook kontu.
3. darbība: pieskarieties vienumam Automātiskās atbildes.
4. darbība: ieslēdziet opciju Automātiskās atbildes.
Iespējojot to, jūs redzēsit opcijas, kā pievienot savu ziņojumu, izvēlēties, vai vēlaties to nosūtīt visiem vai tikai atsevišķām personām utt.
Atlasiet atbilstošās opcijas atbilstoši savām prasībām un pēc tam beidzot pieskarieties atzīmes ikonai.
Nobeiguma vārdi
Pat tad, kad atrodaties prom no biroja, mēģinot kvalitatīvi pavadīt laiku sev, jums var ienākt prātā domas par cilvēkiem, kuri cenšas ar jums sazināties.
Izmantojot automātiskās atbildes (ārpus biroja) līdzekli programmā Outlook, jūs jutīsities ērti, zinot, ka cilvēki tiek nekavējoties informēti par jūsu nepieejamību.
Pēc tam pārbaudiet šīs lietotnes, lai iztīrītu e-pasta iesūtni.