Uzziniet, kā aizsargāt PDF failu ar paroli, lai neuztraucieties, izmantojot konfidenciālus failus no uzņēmuma vai personīgajiem avotiem.
Hakeri vienmēr atrod veidus, kā iedzīt uzņēmumus un privātpersonas, iegūstot piekļuvi viņu sensitīvajiem datiem un izmantojot tos naudas peļņas gūšanai.
Saskaņā ar Statista datiem 2022. gada 3. ceturksnī visā pasaulē ir bijuši 15 miljoni datu pārkāpumu. Tas ir straujš pieaugums par 167%, salīdzinot ar tā paša gada 2. ceturksni.
Liela daļa no šiem milzīgajiem datu pārkāpumiem nāk no PDF dokumentiem. Būtisks iemesls ir tas, ka uzņēmumi un privātpersonas nelabprāt aizsargā PDF failus ar paroli vai nezina, kā to izdarīt.
Ja raizējaties par sava uzņēmuma vai personas datu konfidencialitāti PDF failos un meklējat risinājumu, esat nonācis īstajā vietā! Lasiet tālāk, lai uzzinātu iespējamās PDF dokumentu ievainojamības, PDF paroles aizsardzības lietošanas gadījumus un rīkus, kas palīdz aizsargāt PDF failus ar paroli.
Privāto biznesa dokumentu ievainojamības
Pārtrauciet profesionālu PDF dokumentu apriti starp klientiem, klientiem un darbiniekiem, ja izmantojat neaizsargātus PDF failus biznesa vajadzībām. Kad jūsu uzņēmuma PDF fails ir atvērts, ikviens var piekļūt tā saturam un izmantot to izdevīgā veidā, ko jūs, iespējams, neapstiprināt.
Turklāt hakeri ne vienmēr iegūst piekļuvi jūsu sensitīviem biznesa datiem tieši no jūsu uzņēmuma. Iespējams, ka trešās puses, ar kurām esat kopīgojis savus biznesa PDF failus, var kļūt par hakeru uzbrukuma upuriem un līdz ar to arī jūsu organizācija.
Biznesa PDF faili atklāj sensitīvu un noderīgu informāciju, ko hakeri varētu izmantot, lai piekļūtu jūsu organizācijas serveriem.
Piemēram, jūs izplatāt neaizsargātu PDF failu starp klientiem/klientiem/pārdevējiem. Hakeri mērķētu un piekļūtu e-pastiem vai mākoņkrātuvei personām, kuras saglabāja jūsu uzņēmuma dokumentu PDF formātā.
Izmantojot atvērto piekļuvi, sliktais dalībnieks zinās, kā jūs formatējat savus biznesa failus. Viņi izveidos viltotu failu, pievienos PDF failam ļaunprātīgu izpildāmo (.exe) failu un nosūtīs to atpakaļ jūsu uzņēmumam, atdarinot klienta atbildi.
Ja jūsu darbinieks nav pietiekami apmācīts kiberdrošības jomā, viņš var nešaubīties par dokumentu un atvērt to kopā ar izpildāmo failu. Tādējādi jūsu organizācijas serverī var tikt instalēta izspiedējprogrammatūra, nododot jūsu uzņēmuma datus hakera rokās.
Kā palīdz PDF paroles aizsardzība?
#1. Novērsiet neatļautu kopēšanu
Persona, kas nezina paroli, lai atvērtu PDF failu, nevar piekļūt dokumentam. Tas palīdz aizsargāt sensitīvu informāciju no nevēlamas kopēšanas un ielīmēšanas.
Kopīgojot ar paroli aizsargāto PDF failu ar klientu/pārdevēju/darbinieku, jūs zināt, ka varat viņiem uzticēties. Ja viņi neievēro konfidencialitātes politikas, jūs zināt, ka tas ir no noteiktas personu kopas, ar kurām esat kopīgojis PDF failu.
#2. Pārtrauciet nelikumīgu piekļuvi sensitīviem datiem
Ja uzņēmuma serverī glabājat PDF failus bez paroles un darbinieks, neapskatot failu, tam piekļūst, jums var rasties lielas problēmas. Alternatīvi, daži klienti var nejauši pārsūtīt jūsu PDF failu trešajai pusei, kuru neesat pilnvarojis.
Šādos gadījumos, ja esat PDF failus aizsargājis ar paroli, iespējams, neesat datu pārkāpuma upuris.
#3. Drukas aizsardzība
Pateicoties spējai saglabāt datu integritāti un formatējumu, lielākā daļa cilvēku dod priekšroku drukāšanai no PDF failiem ikreiz, kad nepieciešama dokumenta cietā kopija. Šī funkcija arī palielina iespēju tikt publiski izplatītai pēc izdrukāšanas bez atbilstošas atļaujas.
Tādējādi PDF faila paroles iestatīšana ir paredzēta ne tikai tam, lai neļautu citiem to kopēt, bet arī neļautu viņiem drukāt dokumentu. Daudzas lietojumprogrammas pat piedāvā iespējas apturēt PDF faila drukāšanas funkciju.
Ja vēlaties aizsargāt savus PDF dokumentus no nesankcionētas piekļuves, izmantojiet tos šim nolūkam.
#4. Izvairieties no datu izmaiņām
PDF faili piedāvā nepārspējamu satura integritāti, kas nozīmē, ka tajos iekļautie dati paliek precīzi un nemainīgi. Tomēr, lai saglabātu konsekvenci un dokumenta derīgumu, tas ir jābloķē ar spēcīgu paroli. Tas kļūst īpaši svarīgi, ja šajā dokumentā esat iekļāvis komentārus un parakstus.
Turklāt PDF failu izplatīšana, kas satur iegultas aizpildāmo lauku formas bez paroles aizsardzības, ir ļoti nē. Rediģēšanas aizsardzības pievienošana šādiem dokumentiem neļaus lietotājiem nejauši vai tīši veikt izmaiņas, strādājot ar šiem dokumentiem.
#5. Nodrošiniet uz lomu balstītu piekļuvi
Daudzi uzņēmumi ļauj saviem darbiniekiem pārlūkot mākoņdatošanas iekšējo failu krātuvi, lai atrastu uzņēmējdarbībai nepieciešamo. Tomēr daži sensitīvi iekšējie dokumenti vienmēr var tikt glabāti kopējā arhīvā. Uzņēmumiem šie faili ir jāaizsargā no neautorizētām personām, pat ja viņi ir daļa no organizācijas.
Runājot par PDF piekļuvi, tas nav vienīgais iemesls paroļu izmantošanai. Jūsu iekšējais tīkls var iegūt dažus iebrucējus, kuri vēlas nozagt dokumentus. Datu pārkāpumu laikā paroles darbojas kā efektīvs piekļuves kontroles līdzeklis, lai aizsargātu jūsu kritiskos datus.
#6. Novērsiet privātu dokumentu priekšskatījumus
Turklāt ar paroli aizsargāti PDF faili neļauj cilvēkiem priekšskatīt to saturu. Iespējams, jūs neuzskatāt, ka tas ir būtisks iemesls paroles iespējošanai, taču noteiktās situācijās priekšskatījums var radīt personiskus un biznesa bojājumus.
Piemēram, jūsu organizācijas koplietotajā datorā vai mākoņa platformā ir daži PDF faili ar svarīgajiem datiem. Ja kolēģis, kuram nav pilnvaru skatīt datus, var priekšskatīt faila saturu, var rasties neparedzētas problēmas.
#7. Nodrošiniet nozares atbilstību
Lielākajai daļai nozaru, kas nodarbojas ar lietotāju datiem, ir jāievēro vairāki noteikumi un noteikumi. Valdības noteikumi, likumi un nozares standarti ir ieviesti, lai nodrošinātu konfidenciālu dokumentu konfidencialitāti un drošību no publiskas un/vai nesankcionētas piekļuves.
Medicīnas nozarē HIPAA regulē kontroli, kā medicīnas organizācijām jāapstrādā pacientu medicīniskie dokumenti. Juridiskā nozare ir vēl viena nozare, kurai ir jāaizsargā klientu konfidencialitāte.
Turklāt uzņēmumiem, kas veic uzņēmējdarbību Eiropā, ir jāievēro GDPR noteikumi. Izmantojot paroles aizsardzību, organizācijas var nodrošināt maksimālu atbilstību visiem nozares noteikumiem.
#8. Pārtrauciet nevēlamu kopīgošanu
Lai gan PDF faili ir populāri, jo tie ir koplietojami, šī pati funkcija var kaitēt jums, ja nevēlaties, lai jūsu PDF fails tiktu koplietots ar citām personām. PDF faila kopīgošana ar kādu nozīmē, ka viņi to var kopīgot ar vairāk cilvēku. Taču to var novērst, aizsargājot failu ar paroli.
Daudzas lietotnes un platformas ļauj novērst turpmāku PDF faila kopīgošanu, ierobežojot ierīču skaitu, kurās lietotājs var atvērt failu. Ir arī iespēja pievienot derīguma termiņu. Pēc tam cilvēki nevar atvērt vai koplietot failu.
#9. Novērst tīmekļa kešatmiņu
Papildus iepriekš minētajiem punktiem vēl viens iemesls PDF faila aizsardzībai ar paroli ir vietējās kešatmiņas atspējošana. Kad kāds skata vai maina PDF failu, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu, viņš var netīši saglabāt šī dokumenta kopiju savā ierīcē.
Visbiežāk tīmekļa lapas tiek saglabātas lietotāja cietajā diskā, lai vēlāk tās izmantotu bezsaistes piekļuvei un failu atkopšanai. PDF faila aizsardzība ar paroli novērsīs šo situāciju un nodrošinās jūsu dokumenta drošību.
#10. Izvairieties no pirātisma un aizsargājiet intelektuālo īpašumu
PDF faili ir lielisks un nepārspējams starpplatformu failu formāts elektronisko publikāciju izplatīšanai abonentiem. Šī iemesla dēļ ir jāveic nepieciešamie pasākumi, lai novērstu nesankcionētu failu veidošanu no izplatītās kopijas.
Ja runa ir par neliela apjoma vai neoficiālu publikāciju aizsardzību pret pirātismu, paroles aizsardzība ir ļoti izdevīga. Ja piederat uzņēmumam, kas izplata baltās grāmatas, nozares ziņojumus vai gadījumu izpēti, izmantojot PDF dokumentus, parole var aizsargāt jūsu intelektuālos datus no plaģiāta.
Nemaz nerunājot par tādiem radošiem uzņēmumiem kā izdevējdarbība un filmu industrija, ir jāaizsargā savi nepublicētie manuskripti un scenāriji, lai novērstu pirātismu un informācijas nopludināšanu.
Kā aizsargāt PDF failu ar paroli
Ērtākais un pieejamākais veids, kā ar paroli aizsargāt biznesa vai personīgās lietošanas PDF failus, ir lietotne Adobe Acrobat Reader. Veiciet šīs darbības savā Adobe Acrobat Reader:
- Programmā Adobe Acrobat Reader atveriet PDF dokumentu, kuru vēlaties aizsargāt ar paroli.
- Sānjoslā Visi rīki atlasiet Skatīt visus rīkus.
- Tas atvērs pieejamo rīku pilnekrāna izvēlni. Izvēlieties Aizsargāt PDF. Pašlaik šī funkcija ir pieejama tikai licencētai Adobe Acrobat Reader versijai.
- Izvēlnē Aizsargāt PDF atlasiet Aizsargāt, izmantojot paroli.
- Tagad ierakstiet jaunu paroli un pārbaudiet to, atkārtoti ierakstot.
- Noklikšķiniet uz Labi, lai aizsargātu PDF failu ar paroli.
Varat arī iestatīt atļauju paroli, lai iespējotu uz lomu balstītu piekļuvi PDF dokumentiem. Piemēram, darbinieks, kuram ir piekļuve tikai parolei, lai atvērtu PDF failu, nevar kopēt, rediģēt, modificēt vai dzēst PDF failu.
Savukārt, ja esat kopīgojis atļauju paroli ar darbinieku, viņš var veikt dažādas izmaiņas PDF failā.
Dažas PDF redaktora lietojumprogrammas, piemēram, Foxit, pievieno MS Word pievienojumprogrammu. Šī pievienojumprogramma arī ļauj izveidot PDF failus no programmas Word. Turklāt pievienojumprogramma ļauj izmantot redaktora lietotnes paroles aizsardzības līdzekli, lai šifrētu PDF failus papildu drošībai.
MS Office funkcija “Šifrēt ar paroli”.
Microsoft Word 2013 un jaunāka šīs lietojumprogrammas versija ļauj aizsargāt PDF failu ar paroli, kad to veidojat no Word faila.
Process ir diezgan vienkāršs un minēts vienkāršās darbībās:
- Kamēr Word fails ir atvērts, nospiediet Alt+F un Alt+E.
- Tiks atvērts PDF/XPS dokumenta izveides ekrāns.
- Noklikšķiniet uz Izveidot PDF/XPS.
- Virs pogas Publicēt atlasiet Opcijas.
- Nākamajā konteksta izvēlnē izvēlieties Šifrēt ar paroli.
- Ievadiet paroli un pārbaudiet to.
- Noklikšķiniet uz Publicēt, lai no Word faila iegūtu ar paroli aizsargātu PDF failu.
Mac datorā, izmantojot priekšskatījuma programmu
Priekšskatījuma lietojumprogramma operētājsistēmā MacOS ir noklusējuma PDF un attēlu skatītājs Mac datoriem. Tas arī ļauj Mac lietotājiem rediģēt PDF un attēlu failus. Turklāt varat izmantot tā noklusējuma PDF redaktoru, lai dokumenta failam pievienotu paroles aizsardzību. Opciju atradīsit lietotnes izvēlnē Eksportēt.
Aizsargājiet PDF failu ar paroli, izmantojot programmu Adobe Acrobat
PDF faila aizsardzība ar paroli ir tiešsaistes rīks no Adobe, kas palīdz tiešsaistē šifrēt PDF failu ar spēcīgu paroli. Jums vienkārši jāapmeklē iepriekš minētā tīmekļa lietotne un datorā jāatlasa fails, lai ierobežotu piekļuvi PDF failiem, izmantojot paroles.
Kad augšupielādēsit neaizsargātu PDF failu, tiks parādīts vizuāls interfeiss, lai ievadītu un apstiprinātu paroli. Noklikšķinot uz Saglabāt paroli, dokuments tiks šifrēts ar paroli. Kad tas būs izdarīts, jūs redzēsit pogu Lejupielādēt, lai iegūtu PDF failu savā klēpjdatorā vai galddatorā.
PDF 2 Go.com: aizsargājiet PDF
Aizsargājiet PDF no PDF 2 Vietnē Go.com tiek piedāvāts uzlabots interfeiss PDF failu aizsardzībai ar paroli un piekļuves piešķiršanai, pamatojoties uz lomu. Varat arī importēt PDF failus no mākoņa krātuves, piemēram, Dropbox un Google diska.
Kad esat importējis failu, ievadiet paroli, lai atvērtu dokumentu un apstiprinātu to. Pēc tam izvēlieties ierobežojumus, ko vēlaties pievienot, piemēram, Novērst drukāšanu, Novērst kopēšanu un Novērst modificēšanu. Ja izvēlaties ierobežojumus, jums jāpievieno atsevišķa parole atļauju kontrolei.
pdfFiller, ko piedāvā airSlate
airSlate pdfFiller piedāvā PDF paroles aizsardzības līdzekli reģistrētam kontam. Lai piekļūtu pdfFiller tīmekļa lietotnei, jums ir jāreģistrējas, izmantojot e-pastu. Varat augšupielādēt PDF failus un atlasīt opciju Aizsargāt, noklikšķinot uz kebaba izvēlnes ikonas katrā failā un iestatot paroli.
Varat arī izveidot ar paroli aizsargātu PDF mapi, aktivizējot šifrēto dokumentu mapi pdfFiller.
Nobeiguma vārdi
Mūsdienās lielākā daļa uzņēmumu un ieinteresēto personu PDF failus aizsargā ar paroli, lai neļautu hakeriem piekļūt jūsu personiskajai informācijai. Neatkarīgi no tā, vai kopīgojat PDF formāta CV ar darba devēju vai nosūtāt klientam darba dokumenta PDF formātu, šie faili ir jāaizsargā ar paroli.
Lielākajai daļai PDF redaktoru ir stingri šifrēšanas rīki, lai aizsargātu PDF failus ar paroli tieši no klēpjdatora, datora vai viedtālruņa. Ir arī mākoņa lietotnes. Varat izmantot iepriekš minētos rīkus, lai aizsargātu savus PDF failus no ziņkārīgo acīm.
Iespējams, jūs interesē arī labākie PDF redaktori personīgai vai biznesa lietošanai.