Īsa rokasgrāmata, lai palīdzētu jūsu birojam darboties bez papīra [7 Tools]

Pēdējos gados ir notikušas pārmaiņas uzņēmējdarbības un darba vietas kultūrā. Darba devēji arvien vairāk popularizē elektronisku biroja programmatūru, lai atvieglotu ātru, ērtu un vienkāršāku piekļuvi informācijai.

Izmantojot šāda veida birojus, darbinieki var strādāt atbilstoši saviem grafikiem, un informācija tiek vieglāk izplatīta visā organizācijā.

Pieaugot vides problēmām, uzņēmumi kļūst arvien atkarīgāki no elektroniskiem birojiem. Katru gadu vidējais biroja darbinieks rada vairāk nekā 2000 mārciņu atkritumu, liecina Nacionālās biroja produktu piegādātāju asociācijas (NAOP) veiktais pētījums.

Uzņēmumiem ir jāpalielina pārstrādes centieni vai jāsamazina radīto atkritumu daudzums.

Ja jūsu uzņēmums meklē ilgtspējīgu pieeju atkritumu apjoma samazināšanai, varat apsvērt iespēju izmantot bezpapīra biroja modeli. Tas novērš vajadzību pēc tradicionāliem dokumentiem, piemēram, vēstulēm, atskaitēm un rēķiniem, izmantojot elektronisku biroja programmatūru.

Var novērst papīra kaudžu kopēšanu un šķirošanu, ietaupot administratīvā personāla laiku. Turklāt uzņēmumi var ietaupīt naudu par drukāšanu, izmantojot biroju bez papīra.

Var šķist biedējoši strādāt bez papīra birojā, taču tas nav tik grūti, kā jūs domājat. Šajā rokasgrāmatā mēs izskaidrosim bezpapīra izmantošanas pamatprincipus un sniegsim padomus, kā sākt darbu.

Tālāk norādītās darbības palīdzēs sakārtot biroju un padarīt to efektīvāku, atvieglojot dzīvi darbā.

Ietekme uz vidi uz papīra orientētu biroju dēļ

Papīrs ir daudzpusīgs materiāls, kas ir izmantots gadsimtiem ilgi. To var izmantot dažādiem mērķiem, sākot no rakstīšanas un drukāšanas līdz iepakojumam un izolācijai. Pieaugot papīra izmantošanas popularitātei, ir svarīgi apzināties atkritumu ietekmi uz vidi.

Tam ir ievērojama ietekme uz vidi, pateicoties tā augstajam ražošanas un patēriņa līmenim. Faktiski, saskaņā ar Apvienoto Nāciju Organizācijas Vides programmu (UNEP), papīra rūpniecība ir viena no pasaules trim lielākajām videi kaitīgākajām nozarēm.

Uz papīra orientēti biroji veicina kaitējumu videi, kad digitālās platformas kļūst par jaunu normālu.

Kas ir elektroniskais birojs?

Bezpapīra biroji ir populāra tendence uzņēmējdarbībā, kur darbiniekiem nav jānēsā līdzi nekādi dokumenti. Izmantojot bezpapīra biroju, visus dokumentus, kas agrāk tika veikti birojos, tagad var veikt elektroniski.

Tas samazina papīra patēriņu un ļauj darbiniekiem strādāt no jebkuras vietas pasaulē. Bezpapīra birojs ir svarīgs vairāku iemeslu dēļ, un tas, iespējams, kļūs vēl populārāks nākamajos gados.

Elektroniskā biroja priekšrocības

Nav noslēpums, ka tehnoloģijas nepārtraukti attīstās. Ir pagājuši tie laiki, kad mums bija jājauc papīrs pa biroju, lai uzturētu kārtību.

Mūsdienu elektroniskā biroja programmatūra var viegli atrast vaicājumus lielākajos dokumentos dažu sekunžu laikā. Tāpēc biroji virzās uz bezpapīra biroju ar mūsdienu moderno elektronisko biroja programmatūru, tostarp digitālajiem failiem un elektroniskajiem ierakstiem.

Šeit ir dažas priekšrocības, kāpēc jums vajadzētu apsvērt iespēju izmantot bezpapīru biroju:

Uzlabo komunikāciju

Atšķirībā no vecajiem laikiem, kad darbiniekiem bija jāgaida stundām ilgi, līdz dokumenti nonāks viņu pastkastītēs, tagad viņi var nekavējoties piekļūt informācijai, kad tā ir nepieciešama, izmantojot digitālās sistēmas. Tas nozīmē ātrāku atbildes laiku uz klientu pieprasījumiem un uzlabotu komunikāciju starp darbiniekiem un vadību.

Samazina enerģijas izmaksas

Papīra ražošanai un nosūtīšanai nepieciešams daudz enerģijas, kas laika gaitā palielinās. Izmantojot elektroniskos dokumentus, varat samazināt biroja enerģijas patēriņu, izmantojot elektroniskus dokumentus, nevis fiziskus. Tas var samazināt jūsu enerģijas rēķinu uz pusi vai vairāk.

  13 labākās viedās brilles izskatam un funkcionalitātei

Ietaupīt laiku

Ja viss ir digitāls, nav nepieciešams kopēt un ielīmēt informāciju no viena dokumenta citā.

Jūs varat viegli piekļūt jebkurai nepieciešamajai informācijai tieši no sava rakstāmgalda, netērējot papildu laiku tās meklēšanai. Tas ietaupa laiku, samazina nevajadzīgu stresu un spiedienu, kā arī palīdz nodrošināt, ka jūs nekad nenokavēsiet šo kritisko termiņu.

Samazina atkritumus

Liela daļa atkritumu samazināšanas ir atkritumu atkritumu daudzuma ierobežošana. Izmantojot bezpapīru, jūs varat izvairīties no neskaitāmu papīra gabalu drukāšanas, kas tiek iemesti atkritnē.

Tā vietā visu informāciju glabājiet digitāli datorā vai digitālos failos. Tas nozīmē mazāk atkritumu un mazāk braucienu uz pārstrādes centru.

Kā ieviest elektronisku biroja ideju darba vietā?

Mūsdienu digitālajā pasaulē var būt grūti pārvaldīt visu papīru, ko uzkrājat. Taču, ieviešot elektronisku vidi, tas ne tikai padara jūsu biznesu efektīvāku, bet arī palīdz risināt tādas problēmas kā otrreizēja pārstrāde un uzglabāšana. Tālāk ir norādīti daži veidi, kā padarīt jūsu uzņēmumu bez papīra.

#1. Izmantojiet mākoņkrātuves platformas

Pāreja uz elektronisku biroju kļūst arvien populārāka, taču tā nav bez problēmām. Viens no lielākajiem izaicinājumiem ir tas, ka daudzi darbinieki joprojām paļaujas uz papīra dokumentiem, lai pabeigtu darbu.

Tas nozīmē, ka viņiem ir nepieciešama piekļuve šiem dokumentiem, lai kur viņi atrastos, un tas var radīt problēmas, ja viņi atrodas prom no sava galda vai dators avarē.

Viens no veidiem, kā atrisināt šo problēmu, ir izmantot mākoņa krātuves platformas. Šīs platformas ļauj darbiniekiem glabāt savus dokumentus elektroniski un piekļūt tiem no jebkuras ierīces. Tas novērš nepieciešamību nēsāt līdzi daudz papīra dokumentu un atvieglo visu nepieciešamo.

Vēl viena šo platformu izmantošanas priekšrocība ir tā, ka tās var palīdzēt ietaupīt naudu. Ja dokumentus glabājat elektroniski, jums nebūs jāmaksā par to vietu cietajā diskā. Tas ir īpaši svarīgi, ja jums ir jāuzglabā daudz dokumentu.

Kopumā mākoņu krātuves platformu izmantošana ir lielisks veids, kā uzlabot sava elektroniskā biroja efektivitāti. Tie nodrošina darbiniekiem vienkāršu veidu, kā piekļūt saviem dokumentiem, kas samazina viņu meklēšanas laiku.

#2. Ieviest elektroniskās saziņas rīkus

Nav noslēpums, ka elektroniskās saziņas līdzekļi mūsdienu darbavietās kļūst arvien izplatītāki. Visu līmeņu biroja darbinieki izmanto šos rīkus, piemēram, e-pastu, Microsoft Office 365 vai Slack, lai palielinātu efektivitāti un samazinātu papīra atkritumu daudzumu.

Viena no būtiskākajām šo rīku izmantošanas priekšrocībām ir tā, ka tie var palīdzēt novērst nevajadzīgu dokumentu kārtošanu. Tas ietaupa laiku un enerģiju, kā arī samazina cilvēka kļūdu risku.

Turklāt elektroniskās saziņas rīki var arī palīdzēt uzlabot efektivitāti un produktivitāti birojā. Ļaujot darbiniekiem koplietot failus un sadarboties projektos reāllaikā, šie rīki var palielināt efektivitāti līdz pat 50%.

Uzņēmumi, kas veiksmīgi ieviesuši šos rīkus, ir ievērojami palielinājuši darbinieku produktivitāti un apmierinātību.

#3. Apmācīt darbiniekus par elektronisko programmatūru

Uzņēmumiem virzoties uz elektronisku darba vietu, darbiniekiem ir jābūt atbilstoši apmācītiem, lai izvairītos no iespējamiem negadījumiem. Ja darbinieki ir apmācīti strādāt bez papīriem, varat būt pārliecināti, ka viņi var apstrādāt visus failus vai dokumentus, kas jāuzglabā elektroniski.

Tas ne tikai ietaupīs jūsu uzņēmuma laiku un naudu, bet arī palīdzēs jūsu komandai būt produktīvai un drošai, strādājot bezpapīra vidē.

#4. Izveidojiet elektronisku darbvietu

Elektroniski biroji kļūst arvien populārāki ne tikai tāpēc, ka tie ir videi draudzīgāki, bet arī tāpēc, ka tie ir labāki jūsu darbinieku produktivitātei.

Jūsu vajadzībām pielāgotas elektroniskas darbvietas izveidošana nodrošina, ka ikviens jūsu birojā ir produktīvs un var koncentrēties uz savu darbu.

  7 lietas, kas jādara pēc Pop!_OS instalēšanas

Elektroniskā biroja programmatūra atvieglo darbu bez papīra

Manuāla katra bezpapīra darbvietas izveides darbība var būt satriecoša.

Turklāt šādas sarežģītas dažādu lietojumprogrammu saiknes pārvaldība ir uzdevums. Šeit ir dažas elektroniskas biroja programmatūras, kas pielāgotas, lai ļautu birojiem viegli pāriet uz digitālo veidu bez īpašas apmācības vai resursu piešķiršanas.

Paraksties tūlīt

Daudzi cilvēki ir pazīstami ar tradicionālo dokumentu parakstīšanas metodi uz papīra. Tomēr šis process dažkārt var būt laikietilpīgs, un nav garantijas, ka visi paraksti būs precīzi.

Par laimi, jauns tiešsaistes rīks ar nosaukumu Parakstieties tūlīt atvieglo dokumentu parakstīšanas procesu tiešsaistē bez papīra.

Parakstīties tagad ļauj lietotājiem izveidot ciparparakstus, izmantojot datoru vai mobilo ierīci. Kad esat pabeidzis parakstu, varat to saglabāt failā vai kopīgot ar citiem. Turklāt Parakstieties tūlīt sniedz noderīgus padomus un norādījumus, lai nodrošinātu, ka jūsu paraksti ir precīzi un salasāmi.

Pakalpojums ir bezmaksas, un tam var piekļūt no jebkura datora ar interneta pieslēgumu. Dokumentus var parakstīt no jebkuras vietas pasaulē, un dokuments nav jādrukā vai jāsūta pa faksu.

Ievadiet papīra informāciju, izvēlieties paraksta veidu un pēc tam iesniedziet veidlapu. Pakalpojums automātiski izveidos dokumenta digitālo kopiju un nosūtīs to uz jūsu e-pasta adresi.

Turklāt šo rīku var izmantot dažādiem mērķiem, piemēram, parakstot dokumentus tiešsaistē, ģenerējot līgumus un slēdzot līgumus. Īsāk sakot, ja meklējat vienkāršu veidu, kā parakstīt juridiskos dokumentus, parakstiet tūlīt ir vērts mēģināt.

Pdf pildītājs

PDF aizpildītājs jums patiks, ja esat aizņemts profesionālis ar daudziem pārvaldāmiem dokumentiem. Šis tiešsaistes rīks ļauj ātri un viegli rediģēt, izveidot un pārvaldīt dokumentus.

Aizpildiet laukus, noklikšķiniet uz Iesniegt, un izmaiņas tiek automātiski saglabātas. Turklāt, ja jums ir nepieciešams izdrukāt kopiju vai kopīgot to ar kādu citu, PDF aizpildītājs var palīdzēt arī to izdarīt.

Tas ir daudzpusīgs rīks, ko var izmantot, lai pārveidotu jūsu statisko PDF par interaktīvu pieredzi sūtītājam un saņēmējam.

PDF aizpildītājam ir dažādas funkcijas, kas padara to par ideālu izvēli cilvēkiem, kuriem ātri jāatjaunina vai jāpārvalda faili. Turklāt tas ir lieliski piemērots arī cilvēkiem, kuriem jāautomatizē PDF dokumentu izveide un aizpildīšana tiešsaistē.

Apskatiet labākos PDF saspiešanas rīkus [Online + Software].

DeskTime

Pārvaldīt savu darbu un personīgo laiku ir grūti, taču, ja meklējat lietotni, kas jums to palīdzētu, DeskTime ir ideāls rīks.

Izmantojot šo lietotni, varat viegli izsekot visam, kam nepieciešama jūsu uzmanība, izmantojot automātisko laika izsekotāju. Neatkarīgi no tā, vai tās ir stundas, kas pavadītas darbā vai cik ilgi bijāt aizmidzis pagājušajā naktī, šajā lietotnē ir visi zvani un svilpes, kas atvieglo grafika pārvaldību.

DeskTime ir labākā programma jūsu grafika un tiešsaistes biznesa veiksmīgai pārvaldībai. Lietotne piedāvā dažādas funkcijas, lai padarītu to par ideālu rīku laika pārvaldībai un organizēšanai.

Lietojumprogrammu var lejupielādēt bez maksas, un tajā nav iespējams veikt pirkumus. To var arī izmantot, lai izsekotu savu un citu laiku.

Varat arī izmantot šo lietotni, lai pārvaldītu savas tiešsaistes uzņēmējdarbības aktivitātes, tostarp izsekotu pārdošanas rādītājus un sociālo mediju atjauninājumus. Šis galīgais laika izsekotājs ir ideāls rīks ikvienam, kurš vēlas uzlabot savu efektivitāti un produktivitāti.

Lejupielādēt — Web | Android | IOS

Juro

Juridisko līgumu sarežģītība ir diezgan biedējoša, taču digitālais risinājums, piemēram, Juro, ir ideāls šādiem gadījumiem. Tas ir juridisks līgumu automatizācijas rīks, kas var palīdzēt jūsu komandai racionalizēt juridisko līgumu izveidi, parakstīšanu un izsekošanu.

Automatizējot ikdienas līguma uzdevumus, jūs varat ietaupīt laiku un nodrošināt līguma izveides precizitāti. Tas nodrošina arī lietotāja interfeisu, kas ikvienam jūsu komandas dalībniekam atvieglo lietošanu.

  Kā neatgriezeniski izdzēst Indeed kontu

Tas padara procesu vienmērīgāku un pieejamāku visiem iesaistītajiem. Turklāt Juro integrējas ar vairākām populārām juridiskajām programmām, lai jūs varētu ērti pārvaldīt un izsekot savus līgumus no vienas vietas.

Juro izmantošanas priekšrocības ietver līgumu izveides procesa automatizāciju, atbilstības uzraudzību un izsekošanu, kā arī līgumu sarunu un izpildes automatizāciju.

Tas piedāvā arī virkni funkciju, kas palīdz uzņēmumiem uzlabot juridisko līgumu efektivitāti un lietderību. Tātad, ja meklējat veidu, kā automatizēt līguma izveides procesu, meklējiet tikai Juro.

Failu centrs

Pieaugot jūsu rīcībā esošo digitālo failu skaitam, ir viegli pārņemt pārvaldāmo datu apjomu. Bet viens veids, kā to risināt, ir izmantot tādu rīku kā Filecenter.

Ar šī rīka palīdzību jūs varat ātri sakārtot dokumentus un pārvaldīt visus savus digitālos failus, padarot tos viegli atrodamus.

Filecenter ir uz mākoņiem balstīta failu pārvaldības sistēma, kas ļauj ērti piekļūt failiem, koplietot tos un sadarboties ar tiem no jebkuras ierīces vai atrašanās vietas. Šim rīkam var piekļūt no jebkura datora ar interneta savienojumu.

Lai izmantotu FileCenter, jums nav nepieciešama īpaša programmatūra vai aparatūra. Vienkārši atveriet vietni un sāciet meklēt nepieciešamos failus. Varat arī izmantot šo rīku, lai koplietotu mapes vai saglabātu lielus failus mākonī.

Ja meklējat vienkāršu veidu, kā racionalizēt savu darbplūsmu un palīdzēt jums uzturēt kārtību, Filecenter ir ideāls risinājums.

M-Files

Ja esat kā vairums zināšanu darbinieku, jūs vienmēr meklējat veidus, kā būt produktīvākam. Taču ar pastāvīgu jaunas informācijas un projektu pieplūdumu var būt grūti sekot līdzi. Šeit parādās M-Files.

Šī uz metadatiem balstītā dokumentu pārvaldības platforma ir izstrādāta, lai palīdzētu darbiniekiem atraisīt savu produktivitātes potenciālu. M-Files platforma ļauj ērti piekļūt failiem un sadarboties ar tiem no jebkuras ierīces vai datora, nodrošinot centralizētu atrašanās vietu visiem jūsu dokumentiem.

Turklāt M-Files platforma piedāvā jaudīgas meklēšanas iespējas, kas ļauj ātri un vienkārši atrast tieši to, ko meklējat.

Viena no labākajām M-Files lietām ir tā, ka tie var palīdzēt uzņēmumiem palielināt peļņu. M-File pārskatīšana un izveide nodrošina, ka visi jūsu būtiskie biznesa dati ir sakārtoti un viegli pieejami.

Tas atvieglo progresa izsekošanu un finanšu pārvaldību. Vēl viens liels M-Files ieguvums ir tas, ka tie ir privāti. Jūsu uzņēmuma dati nav publiski pieejami citiem. Tas var aizsargāt jūsu uzņēmuma reputāciju un vērtīgus komercnoslēpumus.

Cloudli

Cloudli jaudīgie virtualizācijas faksa risinājumi, izmantojot IP, ļauj virtualizēt savas darbības, vienlaikus saglabājot svarīgu datu drošību.

Viņu risinājumi ļauj ātri un vienkārši izveidot, pārvaldīt un izvietot virtuālās mašīnas mākonī, neuztraucoties par infrastruktūru, kas nepieciešama to atbalstam.

Izmantojot Cloudli faksa/IP risinājumus, varat droši sūtīt un saņemt faksus visā pasaulē, neizmantojot īpašu faksa līniju vai iekārtu.

Cloudli piedāvā vairākas priekšrocības uzņēmumiem, kuriem nepieciešams virtualizēt savas darbības. Pirmkārt, tas palīdz konsolidēt infrastruktūru un uzlabot efektivitāti, ļaujot vienā serverī darbināt vairākas lietojumprogrammas.

Tas ietaupa jūsu laiku un naudu, jo jums vairs nav jāiegādājas atsevišķi serveri katrai lietojumprogrammai. Tas arī aizsargā jūsu datus, ļaujot virtualizēt savus serverus.

Ja viens serveris neizdodas, pārējie turpinās darboties. Visbeidzot, Cloudli var palīdzēt samazināt izmaksas, automatizējot saziņu starp jūsu serveriem un klientiem.

Secinājums

Elektroniski biroji kļūst arvien populārāki ne tikai vides ieguvumu dēļ, bet arī tāpēc, ka tie var ietaupīt daudz naudas.

Šajā rokasgrāmatā mēs esam apsprieduši veidus, kā palīdzēt savam birojam darboties bez papīra. Mēs esam pieminējuši arī labāko bezpapīra programmatūru, lai palīdzētu jūsu birojam viegli darboties bez papīra.

Tagad varat apskatīt labākos virtuālās darbvirsmas risinājumus privātpersonām un uzņēmumiem.