Jūsu līgums nav jāparaksta manuāli, lai tas būtu juridiski saistošs — jūs varat digitāli parakstīt dokumentu un ietaupīt laiku, naudu un problēmas, izmantojot Zoho Sign.
Mūsdienu pasaulē, kur dokumentu kārtošana pamazām noveco, ir jēga pāriet uz digitālo parakstu. Digitālie paraksti ir ne tikai ātrāki un ērtāki, bet arī videi draudzīgi.
Lai gan tirgū ir dažādas digitālā paraksta programmatūras, jums vajadzētu izvēlēties uzticamu risinājumu, piemēram, Zoho Sign, kas ir prasmīgs un vienlaikus par pieņemamu cenu.
Kas ir digitālais paraksts?
Digitālais paraksts ir paņēmiens, kas apstiprina digitālā dokumenta, programmatūras vai ziņojuma autentiskumu un integritāti. Tas izmanto kriptogrāfiju, lai aizsargātu dokumentu no viltošanas un uzdošanās. Daudzās valstīs, tostarp ASV, digitālie paraksti tiek uzskatīti par juridiski saistošiem.
Kāpēc jums ir nepieciešams digitālais paraksts?
Ietaupiet laiku un naudu
Manuālā dokumentu apstrāde parakstiem ietver to noformēšanu, drukāšanu, skenēšanu un nosūtīšanu citām pusēm. Var paiet pat nedēļas, lai tos atgūtu pēc parakstīšanas. Digitālais paraksts ietaupa jūsu laiku un naudu, novēršot šos uzdevumus.
Efektīva un droša
Digitālie paraksti darbojas kā droša alternatīva tradicionālajiem parakstiem, kas izgatavoti uz papīra. Jums nav jādrukā, jāskenē vai jānosūta fiziskie dokumenti citām pusēm. Tas arī samazina viltošanas risku.
Pieejamība
Jebkura veida attāliem un globāliem dokumentiem ciparparaksts ir ļoti ērts. Tas palīdz pusēm droši parakstīt dokumentus no jebkuras vietas un tādējādi uzlabo biznesa efektivitāti.
Labāks uzņēmuma tēls
Papīra izmantošana dokumentu parakstīšanai ietekmē arī vidi. Izmantojot digitālos parakstus, jūs varat to samazināt un radīt videi draudzīgu iespaidu biznesa pasaulē.
Juridiskā spēkā esamība
Daudzās valstīs digitālie paraksti ir juridiski derīgi, tāpat kā ar roku rakstīti paraksti. Neatkarīgi no tā, vai tas ir līgums, līgums, elektronisks darījums vai jebkurš cits juridisks dokuments, digitālie paraksti nodrošina tā autentiskumu un integritāti, lai to atzītu par juridiski saistošu tiesā.
Integritāte
Digitālais paraksts ir noderīgs arī digitālā dokumenta integritātes saglabāšanai. Tas izmanto kriptogrāfiskus algoritmus, lai ģenerētu unikālu jaucējvērtību. Ja kāds modificēs šo dokumentu, būs cita jaucējvērtība, kas darbosies kā dokumenta izmaiņu pierādījums.
Darbplūsmas automatizācija
Papīra parakstiem ir nepieciešama koordinācija un manuāla izsekošana, lai nodrošinātu, ka dokumenti tiek parakstīti precīzi un tiek aizsargāta datu konfidencialitāte. Turklāt manuālajos parakstos pastāv kavēšanās, kļūdas un politikas pārkāpumi.
Pāreja uz digitālo parakstu nozīmē pāreju uz standarta un automatizētu darbplūsmu, kas ir konsekventa un bez kļūdām.
Kā Zoho Sign var palīdzēt ar digitālo parakstu
Ja biznesa dokumentu parakstīšanai joprojām esat atkarīgi no tradicionālās pildspalvas un papīra metodes, ir pienācis laiks izvēlēties Zoho Sign. Šī programmatūra atvieglo biznesa dokumentu drošu parakstīšanu un pārvaldību no jebkuras pasaules vietas ar dažiem klikšķiem.
Šī pilnīgā digitālā paraksta lietotne palīdz novērst apgrūtinošo dokumentu manuālas parakstīšanas procesu. Ar tās palīdzību jūs varat iegūt juridiski derīgus un pret viltojumiem drošus dokumentus, kurus pēc parakstīšanas nevar mainīt. Turklāt šī programmatūra ļauj pārbaudīt parakstītāja identitāti un parakstīt dokumentus no jebkuras vietas, ievērojot maksimālu juridisko atbilstību.
Tagad apskatīsim galvenās Zoho Sign funkcijas.
Vienkārša parakstīšana un nosūtīšana
Zoho Sign izmanto vienkāršu pieeju dokumentu parakstīšanai un nosūtīšanai digitālajam parakstam. Jūs varat viegli augšupielādēt dokumentu, pievienot adresātus un ievietot tiem veidlapas laukus pirms tā nosūtīšanas. Lai parakstītu, jums ir jāatver pa e-pastu nosūtītā saite, jāievada verifikācijas kods, ja nepieciešams, un jāparaksta dokuments.
Nevainojama dokumentu pārvaldība
Arī dokumentu pārvaldība šajā platformā ir bez problēmām. Tas ļauj pārbaudīt dokumenta statusu un veikt turpmākas darbības, pamatojoties uz to. Turklāt Zoho Sign var izmantot pilnām revīzijas izsekām. Tā piedāvā pilnu ar dokumentu veikto darbību vēsturi un dokumentu pabeigšanas apliecinājumu bez nepabeigtiem uzdevumiem.
Atkārtoti lietojamas dokumentu veidnes
Zoho Sign veidņu funkcija pasargā jūs no jaunu līgumu izveides no jauna ikreiz, kad vēlaties tos izmantot. Kā profesionāla un uzņēmuma plāna lietotājs varat izveidot veidnes pārdošanas līgumiem, nomas līgumiem un sociālo saziņas līdzekļu politikām, kas jums, iespējams, būs jāizmanto bieži.
Pēc veidņu izveides jūsu biznesa vajadzībām varat skatīt un rediģēt šīs veidnes katram unikālajam gadījumam, mainīt īpašumtiesības, izveidot SignForm (pieejama tikai organizācijas administratoriem) un dzēst veidnes. Šīs veidnes būs jūsu kontā, līdz tās manuāli izdzēsīsit.
Lielapjoma dokumentu sūtīšana
Zoho Sign ļauj nosūtīt vienu vai vairākus dokumentus vairākiem adresātiem vienlaikus, izmantojot lielapjoma sūtīšanas funkciju. Pieejams tikai ar uzņēmuma plānu, tas noder, ja personāla vadītājiem ir jāparaksta atjauninātā politika, ko paraksta organizācijas amm darbinieki.
Atvērtā AI integrācijas atbalsts
Ja jums ir maksas Zoho Sign abonements, izmantojot ASV datu centrus, un derīga lietotāja ģenerēta OpenAI API atslēga, varat izmantot ChatGPT un OpenAI integrāciju, izmantojot Zoho AI palīgu Zia. Izmantojot šo integrāciju, jūsu dokumenta dati tiek kopīgoti ar Open AI un var tikt izmantoti dažādiem mērķiem, tostarp dokumenta kopsavilkuma iegūšanai.
AES un QES
Visu maksas plānu un ASV datu centru lietotāji var iegūt AES (Advanced Electronic Signature) sertifikātus saviem parakstiem, izmantojot Dienvidāfrikā bāzēto TrustFactory. Lai iegūtu šo funkciju, lietotājiem ir jāreģistrējas TrustFactory un jākonfigurē šī integrācija.
Zoho Sign sadarbojas arī ar Uanataca SA, kas ir ES bāzēts identitātes verifikācijas pakalpojumu sniedzējs. Ar tās palīdzību uzņēmuma abonementa lietotāji var parakstīt dokumentus, izmantojot QES (kvalificēts elektroniskais paraksts).
Zoho Sign mobilās lietotnes
Ja vienmēr atrodaties kustībā, varat instalēt Zoho Sign Android vai iOS lietotnes savās mobilajās ierīcēs. Šīs lietotnes ir vienlīdz efektīvas dokumentu parakstīšanai, izsekošanai un nosūtīšanai, kā arī veidņu pārvaldīšanai.
Zoho Sign API
Zoho Sign piedāvā arī API digitālā paraksta integrācijai jebkurā lietojumprogrammā. Neatkarīgi no jūsu projekta prasībām varat viegli lietot koda piemērus savā vēlamajā programmēšanas valodā.
Elastīgās un mērogojamās API var ieviest dažu minūšu laikā. Visi dokumenti, kas parakstīti, izmantojot šīs API, ir 100% pieņemami tiesā. Jūs iegūstat visaugstāko drošības līmeni, izmantojot nozares standarta OAuth 2.0 protokolu.
Integrācija ar populārākajām platformām
Iespējams, savai organizācijai izmantojat biznesa un saziņas rīkus. Zoho Sign var integrēt ar tādām pamanāmām lietojumprogrammām kā Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents un Integromat.
Ģenerēt atskaites
Organizācijas administratori var piekļūt detalizētiem Zoho Sign ģenerētajiem pārskatiem par visiem dokumentiem, kas parakstīti un nosūtīti, izmantojot jūsu kontu. Kategoriju filtri ir pieejami arī dokumenta veidam, dokumenta statusam (pabeigts, atsaukts, noraidīts, beidzies derīguma termiņš), dokumenta derīgumam un darbību vēsturei.
Pēc noklusējuma tas ģenerē pārskatus par pēdējām 30 dienām; tomēr jūs varat ģenerēt pārskatus par katru nedēļu un mēnesi. Varat arī lejupielādēt pārskatus vietējā sistēmā CSV faila formātā.
Zoho Sign cenas
Atsevišķi lietotāji var izvēlēties bezmaksas Zoho Sign plānu, kas ļauj parakstīt piecus dokumentus mēnesī. Ja jums ir vairāk prasību, varat izvēlēties kādu no standarta, profesionālajiem un uzņēmuma plāniem, sākot no USD 10/lietotājs/mēnesī.
Vietnē Zoho Sign ir pieejams 14 dienu bezmaksas izmēģinājuma periods, kurā varat izmēģināt visas uzņēmuma plāna funkcijas. Tam pat ir vienkāršs un pārskatāms digitālā paraksta API plāns, ko izmanto, lai samaksātu pēc lietošanas.
Nobeiguma vārdi
Ciparparaksts ne tikai nodrošina ērtību attālai dokumentu parakstīšanai, bet arī pievieno papildu drošības slāni pret manipulācijām. Tas ir videi draudzīgs process, kas nav saistīts ar dokumentu kārtošanu un ir izsekojams audita izsekojamībai.
Zoho Sign ir pieejama digitālā paraksta lietojumprogramma, kas ļauj izveidot dokumentus un nosūtīt tos citiem ātrai parakstīšanai. Mazie un lielie uzņēmumi un privātie lietotāji var izmantot šo programmatūru juridiskai dokumentācijai.
Uzņēmumi var izvēlēties arī citas Zoho lietojumprogrammas, piemēram, Zoho Assist un Zoho Payroll.