Uzdevumu automatizācijas programmatūra samazina roku darbu un palielina produktivitāti lielākajā daļā uzņēmumu, kas izmanto tehnoloģijas digitālā vai fiziskā formā!
Automatizācija ir zems rezultāts uzņēmumu īpašniekiem un vadītājiem, kad viņiem ir jāsamazina pieskaitāmās izmaksas, neapdraudot produktivitāti un ražīgumu.
Sākot ar patēriņa ierīcēm, precēm un transportlīdzekļu ražošanu un beidzot ar programmatūras kodēšanu, visas nozares gūst labumu no uzdevumu un procesu automatizācijas.
Ja esat iesācējs uzdevumu automatizācijā vai jau izmantojat automatizāciju, bet vēlaties padarīt esošos automatizācijas scenārijus efektīvākus, esat nonācis īstajā vietā!
Šajā rakstā tiks izklāstīti daži izcili uzdevumu automatizācijas rīki, kurus izmanto vadošie MVU, jaunizveidotie uzņēmumi un uzņēmumi. Turklāt jūs uzzināsit vairāk par uzdevumu automatizācijas soļiem un priekšrocībām. Tātad, sāciet lasīt!
Kas ir uzdevumu automatizācija? 👩💻
Uzdevumu automatizācija ir programmatūras vai programmēšanas algoritmu izmantošana, lai veiktu atkārtotus un paredzamus manuālus uzdevumus, izmantojot datorus, viedtālruņus, planšetdatorus vai viena borta datorus (SBC), piemēram, Raspberry Pi.
Tas uzlabo darbplūsmu konsekvenci un precizitāti. Nemaz nerunājot par to, ka uzdevumu automatizācija nodrošina ārkārtēju efektivitāti vissarežģītākajiem uzdevumiem. Acīmredzot, tas samazina roku darbu, kas nepieciešams konkrēta rezultāta sasniegšanai, vienlaikus racionalizējot visu biznesa vai komerciālo projektu.
Uzdevumu automatizācija pilnībā nenovērš cilvēku iesaistīšanos. Tas tikai samazina vajadzību pēc manuālas iejaukšanās jūsu uzņēmuma darbiniekiem, kamēr viņi var ieguldīt laiku, lai palielinātu pārdošanas apjomu, uzlabotu mārketinga rādītājus un galu galā gūtu lielākus ieņēmumus.
Uzņēmējdarbības uzdevuma automatizēšanas soļi 🏦
Uzņēmējdarbības uzdevumu automatizācija lielā mērā balstās uz nosacījumiem — datorprogrammēšanas segmentu, kas atrisina IF then Else (pazīstams arī kā If This then That) problēmas.
Tomēr jums nav jāiedziļinās kodēšanā, jo uzdevumu automatizācijai ir vilkšanas un nomešanas rīki. Varat izveidot ļoti sarežģītas automatizācijas receptes, neierakstot nevienu koda rindiņu.
Tālāk ir norādītas darbības, kas jāievēro lielākajai daļai šajā rakstā minēto rīku vai citur tīmeklī.
#1. Izveidojiet darbplūsmu atkārtotiem uzdevumiem
Pirmkārt, jums ir jānosaka, vai biznesa process atkārtojas. Apskatiet tālāk norādīto Asana projektu pārvaldības darbplūsmu. Tas ir lielisks automatizācijas receptes piemērs:
- Projekta vadītājs pievienoja uzdevumu Asanai.
- Viņi arī pievienoja Asana pilnvaroto personu.
- Uzdevuma saņēmēja lietotnē Google kalendārs šis uzdevums tiks automātiski parādīts kā uzdevumu grafiks.
Varat izmantot savu iztēli un radošumu, lai izveidotu šādas darbplūsmas.
#2. Izvēlieties aktivizētāju lietotni un pievienojiet aktivizētāja notikumu(s)
Lielākajai daļai uzdevumu automatizācijas programmatūras tiks lūgts atlasīt palaišanas lietotni un trigera notikumu, kas sāks automatizēto darbplūsmu. Iepriekš minētajā piemērā:
- Aktivizēšanas notikums: pievienots jauns uzdevums un piešķirts komandas dalībnieks
#3. Izvēlieties darbības lietotni un darbības notikumu(-s)
Tagad vienkārši atlasiet Google kalendāru kā darbību lietotni un pievienojiet kalendāra notikumu kā darbības notikumu.
#4. Publicējiet automatizāciju
Automatizācijas rīks visa procesa laikā veiks dažādas pārbaudes un konta autentifikāciju. Kad redzat, ka testa automatizācija darbojas, kā plānojāt, publicējiet recepti.
No šī brīža uzdevumu automatizācijas lietotne automātiski rezervēs jūsu komandas dalībnieku kalendāra vietu, kad piešķirsit jaunu uzdevumu. Nav nepieciešams tos dzenāt vai sūtīt atgādinājuma e-pastus!
Uzdevumu automatizācijas priekšrocības 👍
Priekšrocības, ko jūsu uzņēmums bauda no uzdevumu automatizācijas, ir atkarīgas no nozares uz nozari. Taču šādas ir kopīgās priekšrocības jebkurā nozarē:
- Tas paātrina atkārtotus uzdevumus. Ja varat paredzēt precīzas uzdevuma darbības, programmatūra var reproducēt šīs darbības, un jūs varat atpūsties, kamēr programma izpilda uzdevumus vienu pēc otra.
- Varat glābt savu darbaspēku no izdegšanas un noguruma, izmantojot algoritmisku kodu, lai veiktu atkārtotus uzdevumus.
- Cilvēki mēdz pieļaut nelielas kļūdas, piemēram, drukas kļūdas, atkārtoti veicot vienu un to pašu uzdevuma darbību. Taču šādas kļūdas var kļūt liktenīgas jūsu klientiem. Varat izmantot uzdevumu automatizācijas programmatūru, lai veiktu atkārtotus uzdevumus un glābtu savu uzņēmumu no reputācijas zaudēšanas.
- Šādi rīki atbrīvo jūsu darbaspēku no manuāla darba, lai jūs varētu viņus uzlabot un iecelt citās ieņēmumus ģenerējošās nodaļās, piemēram, pārdošanas, mārketinga, papildu pārdošanas un klientu apkalpošanas nodaļās.
- Lielākā daļa patēriņa preču, ierīču un automobiļu ražošanas nozaru izmanto algoritmu un robotu roku kombināciju, lai automatizētu visu ražošanas līniju. Tas galvenokārt samazina ražošanas izmaksas.
- Uzdevumu automatizācija nodrošina, ka jūsu digitālais biznesa process atbilst jūsu uzņēmuma politikām, piemēram, dokumentu darbplūsmas automatizācija, lai izveidotu un apstiprinātu biznesa dokumentus.
- Jūs iegūstat lielāku kontroli pār biznesa operācijām un ražošanas līnijām. Ārkārtas situācijās varat viegli izmantot avārijas atkopšanas risinājumus, piemēram, mākoņa lietotnes pārsūtīšanu citam mākoņpakalpojumu sniedzējam vai neskartas rūpnīcas ražošanas vajadzības.
- Visbeidzot, vispieprasītākais ieguvums ir labāka IA manuālajos biznesa procesos, piemēram, digitālajā mārketingā, e-pasta mārketingā, tiešsaistes klientu iesaistīšanā, digitālajā KYC verifikācijā un citos.
Tagad jūs zināt uzdevumu automatizācijas programmatūras definīciju, tās darbības un priekšrocības. Ir pienācis laiks izpētīt dažus populārus rīkus vieglai un pieejamu uzdevumu automatizācijai jebkurai biznesa vai personiskai lietošanai:
Caurlaidīgs
Kad runa ir par jūsu uzdevumu vai darbplūsmas automatizāciju, Pipefy ir šeit. Papildus automatizācijai šajā platformā varat izveidot un modificēt jebkāda veida darbplūsmu, nodrošinot bezgalīgu un bez piepūles mērogošanu. Pateicoties intuitīvajam vizuālajam interfeisam, automatizācijas process kļūst nemanāms.
Rezultātā komandas efektivitāte palielinās, un viņi var izmantot visas savas lietotnes. Tas arī palīdz pārvaldīt ātras izmaiņas darbplūsmā klientu atsauksmju vai jaunu iekšējo prasību dēļ.
Tagad jums ir mazāk jāpaļaujas uz e-pasta ceļiem un izklājlapām, jo šī automatizācijas programmatūra ļauj izvairīties no kļūdām, novēršot dublētus datu ierakstus.
Pipefy ļauj izveidot darbplūsmu no nulles, izmantojot tā vizuālo redaktoru, vai izvēlēties jebkuru no tā veidnēm, ko pielāgot atbilstoši savām vajadzībām. Turklāt šī rīka pielāgojamie informācijas paneļi un pārskati ir noderīgi KPI izsekošanai, statusa uzraudzībai un jaunu iespēju identificēšanai.
Šī lietojumprogramma ļauj apvienot, kārtot un maršrutēt ienākošos pieprasījumus, ieplūdes un biļetes neatkarīgi no to avotiem. Tā atbalsta sadarbību, ievietojot katru komandas locekli vienā lapā un nosakot lietotāja atļauju redzamībai un sadarbībai.
Zoho plūsma
Vai esat noguris no vairāku lietotņu pārvaldības atsevišķi savām komandām? Zoho Flow ļauj automatizēt biznesa darbplūsmas un uzdevumus, savienojot izmantotās lietotnes. Tagad atbrīvojieties no informācijas krātuvēm, izmantojot šīs programmatūras viedās integrācijas funkciju.
Lietojumprogramma savieno visas lietotnes, lai visi e-pasta ziņojumi, ieraksti un pārskati pārvietotos nepārtrauktā plūsmā. Varat veidot plūsmas, pielāgojot iepriekš izveidotās plūsmu kolekcijas, lai nodrošinātu maksimālu produktivitāti un veiktu ikdienas uzdevumus.
Turklāt nav jāpieliek pūles sarežģītai integrācijas kodēšanai, jo tās dinamiskais veidotājs ļauj iestatīt trigeri un darbības, izmantojot nemanāmu integrāciju. Komandas var pat izveidot darbplūsmas, kas savieno vairākas nodaļas, lai uzlabotu biznesa koordināciju.
Turklāt organizācijas var izveidot pielāgotas integrācijas ar šo rīku dažādās biznesa funkcijās. Dažas populārākās atbalstītās lietotnes ir Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox un Salesforce.
Rakstīt
Ja jūsu komandai ir apnicis veikt nogurdinošus procesus, kas ietekmē produktivitāti, ir pienācis laiks izvēlēties Wrike. Tā jaudīgais un efektīvais automatizācijas dzinējs var automatizēt ikdienas darbplūsmas, lai jūs varētu veikt jūsu uzņēmumam vissvarīgākās darbības.
Uzņēmumi var izveidot noteikumus atkārtotiem uzdevumiem, izmantojot trigerus un darbības ātrākiem un viedākiem darba procesiem. Turklāt rīks brīdina un automātiski atjaunina jūs, lai nodrošinātu ātrāku mērogošanu, procesu racionalizāciju un kļūdu samazināšanu.
Kad izmantojat Wrike, tas automātiski pārvieto uzdevumu uz nākamo darbplūsmas posmu atkarībā no uzdevuma prioritātes, statusa un riska. Tā kā visi komandas locekļi pilnībā pārredz darbplūsmas, būs pārredzamība.
Lietojumprogrammai ir arī tādas funkcijas kā @pieminējumi, paziņojumi un atgādinājumi labākai sadarbībai.
Noklikšķiniet uz augšu
Izmantojot ClickUp Automations funkciju, varat viegli automatizēt savus ikdienas uzdevumus un palīdzēt komandai koncentrēties uz svarīgāku darbu.
Izmantojot šo platformu, var izveidot uzdevumus vairāk nekā 100 veidos. Papildus pielāgotas automatizācijas izveidei tas ļauj automatizēt uzdevumus, kas saistīti ar pilnvarotajiem, statusiem, prioritātēm, datumiem, izveidi un pārvietošanu.
Turklāt tas ļauj jums piešķirt uzdevumus, mainīt statusu, ievietot komentārus un veikt daudzas citas darbības. Lietotāji var izvēlēties darbību, kas notiks automatizācijas aktivizētāja laikā, un tādējādi ietaupīt savu dārgo laiku.
ClickUp Automations atbalsta vairākas ārējās lietotnes, tostarp Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform un Airtable, lai izveidotu vienotu, bet kopīgu darbplūsmu. Pirmkārt, tas nodrošina lietotāja datu drošību ar drošu platformu un piedāvā augstu darbības laiku.
Jira automatizācija
Vai meklējat uzdevumu automatizācijas risinājumu, kas palīdz koncentrēties uz svarīgiem uzdevumiem? Izvēlieties Jira Automation, lai ar dažiem klikšķiem automatizētu jebkuru sava uzņēmuma uzdevumu vai darbplūsmu.
Izmantojot šo platformu, iespējas ir bezgalīgas — varat to izmantot, lai automatizētu uzdevumu piešķiršanu, lai sinhronizētu uzdevumus starp nodaļām.
Tam arī nav jāraksta kodi. Atlasiet jebkuru no vairāk nekā 100 veidnēm (DevOps, Slack, Business, Global utt.) un sāciet izveidot automatizācijas noteikumus dažu minūšu laikā. Varat arī izmantot tā ceļvežus un videoklipus, lai sāktu procesu.
Uzņēmumi var izmantot šo programmatūru ar citiem populāriem biznesa rīkiem, piemēram, MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket utt.
Zapjērs
Ar 5000 lietotnēm un bezgalīgu automatizāciju Zapier ir labākais risinājums uzdevumu automatizācijai tādiem slaveniem zīmoliem kā Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable un citiem. Tā ir bezkoda uzdevumu automatizācijas programmatūra ar šādām ievērojamām funkcijām:
- Daudzpakāpju automatizācija, kas var ietvert līdz pat 100 lietotnēm
- Vienkārša ja/tad loģika nosacījuma programmēšanai vizuālā darbvietā
- Pilnīgi vilkšanas un nomešanas automatizācijas recepšu veidošana
- Vairāki filtri, lai jūs varētu izveidot sarežģītas automatizācijas receptes
- Formatējiet savus datus automatizācijas formulā, izmantojot funkciju Formatētājs
Rakstīšanas laikā lietotņu integrācijas platforma ir piemērota tādām uzņēmējdarbības lomām kā tirdzniecība, informācijas tehnoloģijas (IT), mazo uzņēmumu īpašnieki un tiešsaistes tirgotāji.
Runājot par biznesa darbplūsmām, varat izmantot Zapier lietotņu integrācijas vai Zaps saziņai ar klientiem, datu pārvaldībai, potenciālo pirkumu pārvaldībai un biznesa procesiem.
Tallyfy
Tallyfy ir ļoti piemērots uzņēmumiem ar lielāku dokumentu, failu un datu apjomu nekā citiem. Pats automatizācijas platformas izstrādātājs ir uzsvēris uzdevumu automatizāciju tiešsaistes veidlapām, biznesa darbplūsmām, procesiem, uzdevumiem, dokumentu apstiprinājumiem un citiem.
Tajā ir integrācijas un tīmekļa aizķeres dažādām biznesa un profesionālajām lietotnēm, piemēram, Google e-pastam (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau un citām.
Turklāt uzdevumu automatizācijas programmatūra atbalsta trešo pušu automatizācijas rīkus, piemēram, Zapier Connector un Power Automate. Tādējādi, ja neatrodat integrāciju savai biznesa lietotnei pakalpojumā Tallyfy, varat integrēt lietotni ar Power Automate vai Zapier un pēc tam izmantot to Tallyfly.
Nintex
Ja runa ir par pilnīgas automatizācijas platformas izmantošanu, Nintex ir ideāla izvēle uzņēmumiem. Šis rīks ļauj lietotājiem automatizēt manuālos un ikdienas uzdevumus un pārvaldīt biznesa darbplūsmu, izmantojot robotizētu procesu automatizāciju.
Viss, kas jums jādara, ir noskaidrot procesus, kuriem nepieciešama automatizācija, un sākt tos automatizēt ar dažiem klikšķiem un bez jebkādiem kodiem. Nav nepieciešams izmantot papīra veidlapas, jo uzņēmumi var vākt informāciju digitāli no veidlapām un viedtālruņiem.
Turklāt Nintex nodrošina e-parakstu jūsu dokumentos un ļauj automātiski ģenerēt dokumentus, kad vien tas ir nepieciešams. Varat arī kļūt par daļu no tā globālā partneru tīkla ātrai un veiksmīgai automatizācijai.
Nobeiguma vārdi
Uzdevumu automatizācija ir biznesa produktivitātes, efektivitātes un rentabilitātes noslēpums. Tas palīdz izvairīties no sodiem par kļūdām un ātrāk izpildīt fiziskos vai digitālos uzdevumus. Tomēr panākumi automatizācijā ir saistīti ar programmatūru, kuru izmantojat, lai rakstītu automatizētus procesus vai uzdevumu receptes.
Izmēģiniet iepriekš minēto uzdevumu automatizācijas programmatūru un izvēlieties to, kas atbilst jūsu uzņēmuma domēna un automatizācijas stila vajadzībām.
Pēc tam varat pārbaudīt kreditoru parādu automatizācijas rīkus.