8 sagatavoti atbildes rīki produktivitātes un klientu apkalpošanas uzlabošanai

Klientu atbalsta vadītājiem katru dienu ir jāatbild uz simtiem jautājumu. Konservētas atbildes lietotnes var padarīt viņu darbu ātru un vienkāršu.

Daudzi vaicājumi, ko atbalsta komanda saņem katru dienu, ir līdzīgi. Manuāli rakstīt atbildes uz šiem jautājumiem ir neproduktīvs uzdevums. Taču lietotāji var ģenerēt iepriekš noteiktas atbildes uz bieži uzdotajiem jautājumiem un saglabāt tās gatavās atbildes rīkos tūlītējai lietošanai.

Ļaujiet mums izpētīt vairāk par sagatavotajām atbildēm, tostarp to priekšrocībām un populārākajiem rīkiem, kas piedāvā šo pakalpojumu.

Kas ir sagatavota atbilde?

Daudzi cilvēki jauc sagatavoto atbildi ar automātisko atbildi. Lai gan automātiskās atbildes ir robotizētas un bezpersoniskas, sagatavotās atbildes ir aprakstošas ​​un personalizētas.

Šīs ir iepriekš noteiktas atbildes uz bieži uzdotajiem jautājumiem. Sagatavotās atbildes vienmēr ir noderīgas un pielāgotas, tāpēc klientiem tās neizklausās pēc mašīnveidošanas.

Kā gatavās atbildes darbojas ar jūsu uzņēmumu FAQ/Wiki?

Sagatavotajām atbildēm un uzņēmuma Wiki, FAQ un problēmu novēršanas zināšanu bāzei jābūt sinhronizētām. Jābūt automatizētai sistēmai, lai sagatavotās atbildes vietturā ievadītu konkrētas problēmu novēršanas darbības vai vispārīgu informāciju.

Ja neizmantojat teksta vietturus, sagatavotās atbildes sakrāsies. Klientu apkalpošanas aģentiem būs grūti tikt galā ar tik garu sagatavoto atbilžu sarakstu. Lai atrisinātu šo problēmu, daži skriptu verbiage pakalpojumi vai rīki izstrādā sintakses.

Kad atbalsta personāls e-pastā vai tērzēšanas konsolē ievada noteiktus īskodus vai sintaksi, rīks automātiski izveido skriptu. Šis rīks arī iegūst atbalsta informāciju no uzņēmuma zināšanu bāzes, FAQ vai Wiki.

Saistot sagatavoto atbilžu rīku ar uzņēmuma zināšanu bāzi, varat arī nodrošināt atjauninātus norādījumus vai problēmu novēršanas darbības. Pretējā gadījumā jums būs manuāli jāatjaunina visi atbalsta skripti.

Sagatavoto atbilžu izmantošanas priekšrocības

#1. Ietaupa laiku

Sagatavota atbilde nodrošina, ka jums nav jāraksta atbildes uz bieži uzdotajiem jautājumiem. Tā kā klientu atbalsta vadītāji var ātri atbildēt uz bieži uzdotajiem jautājumiem ar šīm atbildēm, viņi var koncentrēties uz produktīvākiem uzdevumiem ietaupītajā laikā.

#2. Nevainojama pārvaldība

Klientu pakalpojumu sniedzēji var viegli pārvaldīt lielu klientu skaitu, izmantojot gatavās atbildes lietotnes. Ja strādājat pie interneta pakalpojumu sniedzēja, iespējams, bieži uzdodat jautājumu par pieejamo pakešu cenām.

  Kā iestatīt Webmin Ubuntu serverī

Tā vietā, lai visiem atbildētu ar vienu un to pašu atbildi, rakstot, varat viegli veikt šo darbu, ielīmējot sagatavoto atbildi tērzēšanas logā.

#3. Klientu apmierināšana

Klienti vēlas tūlītēju risinājumu savām problēmām. Ja atbilde tiek aizkavēta, jūs varat tos zaudēt konkurentiem. Izmantojot gatavās atbildes, varat atbildēt uz viņu jautājumiem un pārliecināties, ka viņi paliek lojāli jūsu uzņēmumam.

#4. Palieliniet sarunu ātrumu

Sagatavotās atbildes arī palīdz pārvērst potenciālo pirkumu par klientu, ātri un veiksmīgi atbildot uz viņu jautājumiem. Dažreiz potenciālais klients uzdod kādu unikālu jautājumu, un atbalsta personālam ir daudz jautājumu.

Šādā situācijā viņi var atbildēt uz vienkāršiem jautājumiem, izmantojot gatavās atbildes, un izmantot laiku, lai atbildētu uz unikālo vaicājumu. Tādējādi jūs varat pārvērst šo potenciālo pirkumu par klientu un uzlabot savu reklāmguvumu līmeni.

Šeit ir dažas no labākajām gatavās atbildes lietotnēm.

rakstāmgalds

Atkārtota rakstīšana klientu atbalsta personālam var būt nomākta un nogurdinoša. Rakstāmgalds ir vienkārša platforma, kas palīdz viņiem atbrīvoties no tā, ļaujot viņiem izveidot un pārvaldīt konsekventas gatavās atbildes.

Turklāt šo daudzvalodu rīku var integrēt visās vietnēs un lietotnēs, ko izmanto jūsu uzņēmums, tostarp Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk un Linkedin.

Ja izvēlaties izmantot rakstāmgaldu, jūsu komanda iegūs tiesības konsekventi atbildēt uz klientu vaicājumiem. Tā rezultātā klienti un potenciālie pirkumi iegūs labāku pieredzi, sazinoties ar jūsu atbalsta dienestu.

Šim rīkam ir arī funkcija Team Folders, kas ļauj nekavējoties koplietot un sinhronizēt visas sagatavotās atbildes ar katru komandas dalībnieku. Turklāt atbalsta vadītāji var padarīt katru sagatavoto atbildi unikālu, izmantojot mainīgos.

Freshdesk

Klientu apkalpošanas mērķis ir atbildēt uz klientu jautājumiem, un Freshdesk ļauj to izdarīt nemanāmi. Izmantojot šo gatavās atbildes lietotni, varat iesaistīties jēgpilnā sarunā ar klientiem dažādos kanālos.

Šis daudzkanālu komplekts piedāvā pilnīgu atbalsta risinājumu, kas koncentrējas uz izcilu klientu apkalpošanas ātru sniegšanu. Tā proaktīvi izprot klientu prasības un atbild uz tām ar visintuitīvāko atbalstu.

Tā kā jums ir jāveic mazāk atkārtotu uzdevumu, jūs ietaupāt laiku un ieguldāt to kaut ko auglīgākā. Šī vienotā platforma nodrošina zināšanu bāzi un darbplūsmas automatizāciju, lai ātri risinātu klientu pieprasījumus.

Izmantojot Freshdesk, varat arī sazināties ar klientiem, izmantojot viņu vēlamo saziņas kanālu, un nemanāmi mainīt režīmu jebkurā brīdī.

  Kā noteikt, vai Amazon pērkat no trešās puses pārdevēja

Sociālie nolūki

Vai esat noguris no pārslēgšanās starp vairākiem ziņojumapmaiņas un tērzēšanas rīkiem? Pēc tam ir pienācis laiks izmantot Social Intents — vienu no labākajām atbildes programmām. Izmantojot šo risinājumu, varat tērzēt ar vietnes apmeklētājiem tieši no sadarbības lietotnes, kuru jau izmantojat kā komanda.

Tiešraides tērzēšanas programmatūra ir populāra lietotne, kas darbojas Microsoft Teams, Slack un Webex. Tā kā jums nav jāatstāj esošā lietotne, jūs varat uzreiz atbildēt uz jautājumiem un padarīt klientus apmierinātus.

Izmantojot sociālo nolūku, varat izmantot gatavās atbildes, lai palīdzētu klientiem ātri reaģēt un veidot attiecības ar klientiem. Tās proaktīvie tiešraides tērzēšanas aktivizētāji arī palīdz piesaistīt vietnes apmeklētājus. Turklāt lietotne atbalsta sadarbību ar visiem komandas locekļiem, lai atrisinātu klientu problēmas.

HappyFox

HappyFox ir viss vienā palīdzības dienesta biļešu pārdošanas sistēma ātrākam un labākam klientu atbalstam. Tas palīdz samazināt haosu un organizēt atbalsta procesu, izmantojot tādas funkcijas kā jaudīga atbalsta biļešu sistēma un pašapkalpošanās zināšanu bāze.

Varat ātrāk atbildēt uz bieži uzdotiem vaicājumiem, izmantojot tā sagatavoto atbalsta rīku. Papildus atbildes veidņu pievienošanai šī lietotne veic biļešu darbības, piemēram, maina statusu un pievieno tagus.

Kad jūs gatavojaties atbildēt uz biļeti, visas pieejamās noteiktās darbības būs redzamas jums. Tāpat ir iespējams meklēt konkrētas konservētas darbības un pēc tam tās lietot. Šī platforma atbalsta arī komandai specifisku darbību izveidi.

HappyFox atbalsta arī integrāciju ar daudzām biznesa lietotnēm, tostarp MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier un Twitter.

Kraukšķīgi

Mūsdienu biznesa scenāriji pieprasa uzņēmumiem sazināties ar klientiem un nekavējoties vadīt. Kraukšķīgi ir daudzkanālu ziņojumapmaiņas platforma, kas ļauj to izdarīt. Tas sastāv no sarežģītu rīku saraksta, ar kuru palīdzību jūs varat panākt uz klientu orientētu revolūciju jūsu uzņēmumā un atbloķēt hiperizaugsmi, sarunājoties ar viņiem.

Šī platforma ir aprīkota ar funkciju Shared Inbox. Tas centralizē jūsu sarunas no dažādiem kanāliem, piemēram, e-pasta, kurjerpasta, SMS, tiešsaistes tērzēšanas un Twitter DM. Tādējādi ir iespējams nodrošināt vislabāko klientu apkalpošanu, bez piepūles sadarbojoties.

Crisp atbalsta arī centrālo zināšanu bāzes centru. Varat to apvienot ar tērzēšanas robotiem un tiešsaistes tērzēšanu, lai uzlabotu klientu pieredzi ar reāllaika atbildēm.

UseResponse

UseResponse ir daudzkanālu klientu atbalsta programmatūra, kas ievērojami samazina reakcijas laiku un uzlabo klientu pieredzi. Platforma ir pilnībā mērogojams un pielāgojams komplekts, kura mērķis ir palīdzēt jūsu atbalsta komandai.

  Kā atjaunināt Dropbox failu, nepārtraucot saiti

Izmantojot šo rīku, varat bez piepūles pārvaldīt vairāk nekā 10 atbalsta kanālus, piemēram, e-pastu, tiešraides tērzēšanu, kurjeru, kopienas forumus un sociālos medijus. Tā automātiskais paziņojums un vaicājumu piešķiršana atvieglo uzdevumu visiem klientu atbalsta vadītājiem.

Turklāt UseResponse nodrošina uzlabotu analīzi un pārskatus par klientu atbalsta procesa veiktspēju. Izmantojot personāla reitingu izsekotāju un SLA, rīks var piedāvāt labāku klientu apkalpošanu. Turklāt lietotāji var integrēt šo lietotni ar citiem rīkiem, piemēram, Google, Salesforce, Jira un Zapier.

Sajūgs

Vai esat noguris meklēt dokumentus un diskus, lai īstajā laikā atrastu pareizo atbildi? Izmantot Sajūgs lai saglabātu visas ātrās atbildes un rokasgrāmatas vienā uzņēmuma zināšanu bāzē.

Tagad jums nav jātērē laiks atbilstošo atbilžu meklēšanai vai jāievada tās pašas atbildes uz atkārtotiem jautājumiem. No jebkuras ierīces piekļūstiet piemērotajām atbildēm un atbildiet ar tām.

Jūs pat varat ar vienu klikšķi uzrakstīt e-pastu saviem klientiem. Turklāt šī platforma ļauj saglabāt bieži izmantotos fragmentus un saites. Lietotāji var piekļūt šim rīkam no darbvirsmas lietotnes, Chrome, Edge un jebkuras mobilās ierīces.

EngageBay

EngageBay var sniegt jums vislabākās sagatavotās atbildes, kas ir noderīgas klientu pakalpojumiem, piemēram, palīdzības dienestam un e-pastiem. Īpaši tad, ja saņemat simtiem līdzīgu pakalpojumu jautājumu, šīs sagatavotās atbildes var ietaupīt jūsu laiku un palīdzēt pārdot vairāk.

Tādējādi, pārdodot vairāk produktu īsākā laikā, jūsu klientu apkalpošanas dienests pastiprināsies un kļūs produktīvāks.

Labākai saziņai ar klientiem varat arī izmēģināt ātrās personalizācijas rīkus. Personalizēšanas līdzekļi ļaus sagatavotajām atbildēm izklausīties pēc svaigi rakstītām un personalizētām atbildēm.

Lai uzlabotu uzņēmējdarbības efektivitāti, EngageBay veicina automatizācijas funkcijas. Vienkārši definējiet klientu vaicājumu nosacījumus, un rīks atbildēs ar personalizētām, sagatavotām atbildēm.

Lai izmantotu šo rīku, tā intuitīvo īsinājumtaustiņu un ikonu dēļ jums nav jābūt lietpratīgam cilvēkam. Turklāt lietotāji var uzrakstīt jebkuru atbildi un viegli atzīmēt to kā konservētu vēlākai lietošanai.

Secinājums

Ja ir liels vaicājumu skaits, gatavās atbildes var nodrošināt vienkāršākos risinājumus. Šīs lietotnes ne tikai ātri reaģē, bet arī padara jūsu atbalsta komandu produktīvu un nodrošina vairāk potenciālo pirkumu.

Ja arī jūs interesē sava uzņēmuma zināšanu bāzes izveide, varat izmēģināt šīs platformas, lai izveidotu zināšanu bāzi.