8 labākie iepirkumu programmatūras rīki MVU

Racionalizējiet savu MVU iepirkumu procesu, izmantojot šīs populārākās iepirkumu programmatūras lietojumprogrammas.

Iepirkuma procesa vadība ir sarežģīta, jo tā ietver pirkumus, krājumus, pasūtījumus, rēķinus, piegādātājus, maksājumus un daudz ko citu. Bet tajā pašā laikā tas ir ļoti svarīgi uzņēmuma panākumiem. Tāpēc uzņēmumiem ir jāautomatizē un jāpārvalda šis process, izmantojot lietojumprogrammas.

Ja gaidīsit līdz pēdējam brīdim, lai savā uzņēmumā ieviestu iepirkumu programmatūru, būs manuālas apstrādes sekas. Tāpēc ir prātīgi sākt šo rīku ieviešanu, tiklīdz pamanāt neefektīvu manuālo procesu berzi.

Iedziļināsimies iepirkuma programmatūras pamatos un uzzināsim par labākajiem rīkiem šajā jomā.

Kas ir iepirkumu programmatūra?

Iepirkums nozīmē uzņēmumam nepieciešamo preču un pakalpojumu atrašanu un iegādi. Tādējādi iepirkuma programmatūra attiecas uz biznesa risinājumu, kas automatizē dažādas iepirkuma procesa fāzes.

Neatkarīgi no tā, vai runa ir par izdevumu analīzi, līgumu pārvaldību vai maksājumu veikšanu, šādi rīki var palīdzēt jums pilnībā kontrolēt katru procesa darbību. Tos var arī integrēt ar dažādām ERP platformām, lai process būtu vienmērīgāks.

Turklāt daži rīki arī ļauj visiem darbiniekiem piekļūt un izpildīt uzdevumus no centrālās vienības ar piparu lietotāja atļauju.

Ko dara šie rīki?

Iepirkuma programmatūras lietojumprogramma var veikt vairākus uzdevumus, lai jūsu komandai iepirkuma process būtu viegls. Darbinieki var pasūtīt pirkumus no jebkuras vietas un sazināties ar komandas locekļiem. Šeit ir norādīti galvenie uzdevumi, ko šī programmatūra var veikt:

  • Ģenerējiet pirkuma pasūtījumu un pārbaudiet to
  • Automatizējiet e-pirkuma-pasūtījuma pārraidi
  • Atgādiniet par nesenajiem pirkuma pasūtījumiem un atcelšanu
  • Nosūtiet neapstiprinātos pirkšanas pasūtījumus attiecīgajam personālam turpmākai darbībai
  • Veikt finanšu un inventāra darījumus pēc pasūtījuma saņemšanas
  • Izvairieties no vietas trūkuma, uzturot inventāru
  • Apkopojiet datus un analizējiet tendences, lai nodrošinātu maksimālu rentabilitāti
  • Racionalizējiet standartizācijas procesu dažādās platformās

Tagad apspriedīsim, kad izmantojat iepirkuma programmatūras rīkus.

Kas izmanto iepirkumu programmatūru?

Iegādājoties izejmateriālus, datoru aparatūru, biroja piederumus u.c. vairumā visu gadu, jums būs nepieciešama iepirkuma programmatūra. Tādējādi jebkurš uzņēmums, kas bieži iegādājas preces no trešo pušu piegādātājiem un vēlas padarīt iepirkuma sistēmu pārredzamu.

Izmantojot iepirkuma rīkus, jūs galvenokārt atradīsit šādus uzņēmumus:

  • Patēriņa preču un ierīču ražotāji
  • Transportlīdzekļu ražotāji
  • e-komercija un mazumtirdzniecības uzņēmumi

Taču ir specializēts uzņēmums, kas arī izmanto šo programmatūru, un tas ir iepirkumu konsultanti vai aģentūras.

Lielākā daļa zīmolu ārpakalpojumu sniedzējiem savas iepirkuma darbības veic šīm aģentūrām ērtības un cenas ziņā. Tādi uzņēmumi kā Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture u.c. ir iepirkumu konsultāciju līderi.

Kā iepirkumu programmatūra palīdz uzņēmumiem?

#1. Iepirkumu automatizācija

Biznesa procesu automatizācija ir acīmredzama katrā jomā, tostarp iepirkumos. Jūs varat veiksmīgi automatizēt visu iepirkuma darbību, izmantojot iepirkumu programmatūru.

No pārdevēja atrašanas līdz reģistrācijai, produktu izvēlei līdz kvalitātes pārbaudei un, visbeidzot, darījumu parakstīšanai, viss ir iekļauts vienā programmatūrā.

  9 labākie Google mākoņa platformas (GCP) sertifikācijas mācību resursi [Free & Paid]

Vairumā gadījumu rīks automātiski apstrādā iekšējos piegādes pirkšanas pieprasījumus. Pirms pirkšanas pasūtījuma nosūtīšanas tam ir nepieciešams tikai pārvaldnieka apstiprinājums.

#2. Pārredzamība pirkšanā

Uzņēmējdarbības ieinteresētās personas, piemēram, vadītāji un finanšu direktori, var aplūkot pirkšanas tendences no centrālās programmatūras. Nav nepieciešams lēkāt cauri stīpām, lai saņemtu atskaites par iepirkumiem.

Turklāt rīks izseko katru soli līdz darījuma pabeigšanai, nodrošinot augsta līmeņa korporatīvo caurspīdīgumu, lai izvairītos no korupcijas.

#3. Apstiprinājuma optimizācija

Šādiem rīkiem ir inteliģenti algoritmi, lai atdalītu īstus pirkšanas pasūtījumus no izšķērdēšanas. Tādējādi apstiprinājuma vadītāji lielāko daļu laika saņem tikai tādus pirkšanas pieprasījumus, kas ir patiesi. Pēc tam vadītāji var ātri apstiprināt pirkšanas pasūtījumus.

#4. Redzamība uz izdevumiem

Rīka informācijas panelis uzreiz parāda kopējos uzņēmuma izdevumus par izejmateriālu iegādi, kas ir jūsu pārdevēji, cik daudz jūs viņiem maksājat un tā tālāk. Tas palīdz plānot projektu budžetu, ietaupīt uz nevajadzīgiem pirkumiem utt.

Funkcijas, kas jāņem vērā, izvēloties iepirkumu programmatūru

Lielākā daļa iepirkuma rīku piedāvā standarta funkcionalitāti. Tomēr pirms to iegādes pārliecinieties, vai tie nodrošina vismaz šādas funkcijas:

  • Rīkam ir jābūt piegādātāju pārvaldības informācijas panelim, kurā varat iekļaut jaunus piegādātājus vai pārskatīt līgumus ar esošajiem piegādātājiem.
  • Būs ērti, ja programmatūra piedāvās arī pārdevēja noteikšanas funkciju.
  • Ir jābūt riska pārvaldības utilītai, kas bloķēs nevajadzīgus tēriņus vai nepareizus pirkšanas pasūtījumus.
  • Jūsu iepirkuma rīkam ir jābūt aprīkotam ar audita funkcionalitāti, lai jūs varētu pārbaudīt pirkuma pasūtījumus, pārdevēja maksājumus utt.
  • Labākais iepirkuma rīks piedāvās arī budžeta veidošanas funkcionalitāti, kurā varat ievadīt mēneša vai ceturkšņa budžetu un saglabāt pirkumus šajā skaitļā.
  • Jābūt arī komunikācijas funkcionalitātei, kas informēs programmatūras lietotāju par jauniem pirkšanas pasūtījumiem, rēķiniem, pasūtījumiem, kas jāveic, utt.
  • Ir labi, ja lietotne piedāvā mobilo versiju tēriņu izsekošanai, pasūtījumu apstiprināšanai, darījumu pabeigšanai un daudz ko citu.
  • Uzticamai iepirkumu programmatūrai vajadzētu ļaut iestatīt korporatīvo iepirkumu politiku.
  • Visbeidzot, rīkam ir jāļauj iepirkuma pārstāvjiem izveidot pielāgotas iepirkuma darbplūsmas, ja programmatūrai trūkst veidņu noteiktiem iepirkuma scenārijiem.

Tagad, kad zināt par šī rīka koncepciju un uzdevumiem, ko tas var veikt, apskatiet labākās iepirkuma programmatūras lietojumprogrammas, ko var izmantot MVU.

Precoro

Ja piederat mazai vai vidējai komandai, Precoro var jums palīdzēt optimizēt pirkšanas procesu un novērst manuālo darbu. Tas ietaupa jūsu vērtīgo laiku un naudu, kā arī ļauj koncentrēties uz aktuālākām lietām.

Šī novatoriskā un ļoti ātrā programmatūra var optimizēt jūsu organizācijas iepirkumu un samaksas sistēmu, lai uzlabotu darba efektivitāti. Tas efektīvi apstrādā ar pirkšanas procesu saistītos uzdevumus, piemēram, pieprasījumu, pasūtīšanu un rēķinu izrakstīšanu.

Turklāt Precoro uzlabo jūsu iepirkumu sistēmu, uzlabojot apstiprināšanas darbplūsmu. Darbplūsmas posmus, piemēram, pieprasījuma procesu, pirkuma pasūtījumus, apstiprināšanu, rēķinu izrakstīšanu un rēķinu pārvaldību, var veikt elektroniski, izmantojot šo rīku.

Lietojumprogramma arī ievērojami atvieglo procesa kontroli, apstiprināšanu un izdevumu analīzi, atrodoties ceļā.

Izmantojot šo uzticamo risinājumu, uzņēmumi var regulāri sagatavot pārskatus un datu analīzi. Detalizētie un visaptverošie pārskati aptver visus blokshēmas procesus un iepirkuma datus.

  aizstāt teksta virkni failā [Guide]

Turklāt šie pārskati ļauj izsekot un novērst kļūdas, pielāgot pārskatu formātus ieinteresētajām personām un reāllaika eksporta datus grāmatvedībai un finanšu analīzei.

Kissflow

Vai vēlaties kontrolēt iepirkuma-maksāšanas procesu, taču ar pietiekamu elastību? Kissflow ļauj jums to panākt ar savu vienkāršo un pielāgojamo risinājumu. Pirkuma pieprasījumiem tas piedāvā plūstošas ​​veidlapas, lai jūs varētu apkopot, apstiprināt un izsekot pirkuma pieprasījumus.

Kad pieprasījums ir apstiprināts, tas automātiski ģenerē pasūtījumus un izsniedz PO. Pārdevēju pārvaldībai šis rīks piedāvā efektīvu portālu piegādātāju iekļaušanai, pārvaldībai un uzturēšanai.

Izmantojot šo lietojumprogrammu, kļūst iespējama rēķinu apstiprināšana, atrodoties ceļā. Tā atbalsta arī automatizētu trīsvirzienu saskaņošanu, rēķinu ar līgumiem, pirkuma pasūtījumu un pakalpojumu ievades lapu pārbaudi.

Kissflow var arī radīt uz datiem balstītu un praktisku ieskatu par pirkšanas tendencēm, izdevumiem un pārdevēja veiktspēju. Izmantojot šo programmatūru, lietotāji var arī izveidot tūlītējus pārskatus, kas ietver pielāgojamus parametrus.

Tas atbalsta arī nemanāmu integrāciju ar dažādiem trešo pušu rīkiem. Atbrīvojieties no jebkādas atlaišanas, izmantojot to ar dažādām ERP un finanšu lietojumprogrammām, tostarp Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP un NetSuite. Šis risinājums ļauj izmantot arī jaudīgus spraudņus un API.

Komandas iepirkums

Jums kā MVU ir pienācis laiks vienkāršot iepirkuma procesu, izmantojot Team Procure. Tomēr šī programmatūra var apmierināt arī to uzņēmumu vajadzības, kas nodarbojas ar sarežģītām iepirkumu operācijām starptautiskā līmenī.

Šī vienīgā mākoņa platforma var apstrādāt visus jūsu apstiprinājumus, pirkuma pasūtījumus un krājumus. Kad runa ir par pirkuma pieprasījumiem, risinājums var kārtot tos pēc budžeta, nodaļas un smaguma pakāpes. Izmantojot šos pieprasījumus, lietotāji var arī ģenerēt PO un pārraudzīt piegādes grafikus.

Team Procure piedāvā arī cenu matricas funkciju, ar kuras palīdzību uzņēmumi var pārvaldīt vairāku piegādātāju piedāvājumus, kas iegādāti no zemākā solītāja. Tā kā dažādām organizācijām ir dažādas vajadzības, tas ļauj organizācijām izveidot pielāgotas apstiprināšanas darbplūsmas.

Šeit piegādātāju un pārdevēju iesaistīšana ir vienkārša. Tajā ir arī iebūvēti KPI veiktspējas izsekošanai. Pat ja jums ir noliktavas vairākās vietās, šis rīks palīdz jums izveidot integrētu noliktavas pārvaldības sistēmu. Jūs pat varat integrēt tā pakalpojumu esošajā sistēmā, izmantojot personalizētu API.

ProcurementExpress

ProcurementExpress ir ideāla iepirkumu programmatūra, kas var racionalizēt visas saistītās darbplūsmas. Tas arī palīdz novērst ilgstošus manuālus procesus, papīra pēdas un iespējamos krāpšanas gadījumus.

Tā novatoriskā apstiprināšanas sistēma ļauj iestatīt maksimālos izdevumus un noteikt apstiprināšanas ķēdes. Uzņēmumi var arī piešķirt iepriekš noteiktus apstiprinājuma līmeņus dažādiem darbiniekiem. Turklāt organizācijas var pielāgot un automatizēt visus apstiprināšanas ķēdes posmus, lai optimizētu efektivitāti.

Lietojumprogramma ļauj izveidot ātrus un precīzus PO, pamatojoties uz jūsu attiecībām ar atsevišķiem pārdevējiem. Varat iekļaut nepieciešamos laukus un nolaižamās izvēlnes, lai izveidotu profesionālus un kontekstuālus PO.

Atbilstoši jūsu uzņēmuma finanšu struktūrai jūs varat sadalīt izmaksas dažādās vietās, lai izvairītos no pārtēriņiem. Izmantojot lietotnē ietverto pārskatu funkciju, lietotāji var arī analizēt visaptverošus izdevumu sadalījumus. Turklāt risinājums var izveidot budžetu dažādiem projektiem un nodaļām.

Iegādāties

Atvadieties no papīra procesiem, lēnas apstiprināšanas un sarežģītiem risinājumiem, izmantojot Procurify. Šī proaktīvā izdevumu pārvaldības programmatūra nodrošina pilnīgu uzņēmuma izdevumu redzamību un kontroli.

  10 labākie zīmola saišu pārvaldības rīki izsekošanai, maskēšanai, pagriešanai un novirzīšanai

Izmantojot šo rīku, kļūst iespējams apstiprināt visus pirkuma pasūtījumus no vienas vietas. Šeit varat arī skatīt reāllaika izdevumus attiecībā pret budžetu. Tas piedāvā arī fiziskas un virtuālas tēriņu kartes netraucētai tērēšanai.

Procurify atbalsta arī darbplūsmas izveidi, lai automatizētu un izsekotu katru pirkuma ceļa posmu. Varat arī iestatīt pirkuma atļauju, pamatojoties uz nodaļu un atrašanās vietu. Vēl viena šī rīka izceltā funkcija ir iespēja kārtot visus piegādātāja pasūtījumus.

Lietojumprogramma var veikt pārdevēja veiktspējas analīzi, lai jūs varētu pieņemt pārdomātus pirkšanas un biznesa lēmumus. Šeit varat importēt kataloga preces un informāciju, tostarp attēlus.

Šis risinājums integrējas tieši ar jūsu iecienītākajām biznesa lietojumprogrammām, piemēram, Amazon Business, Oracle, Quickbooks un Slack.

Kupa

Coupa ir platforma, kas nodrošina iepirkuma procesa vadīšanai nepieciešamo redzamību un izdevumu kontroli. Izvēloties šo risinājumu savam uzņēmumam, jūs varat viegli iepirkties patērētājiem, vienlaikus ietaupot savu darbinieku vērtīgo laiku.

Šīs lietojumprogrammas galvenās funkcijas ir:

  • Pirkšanas pieprasījumu un pasūtījumu procesu vienkāršošana
  • Reāllaika pirkuma pasūtījumu izsekošana
  • Brīdinājumi par atlaidēm un citām priekšrocībām
  • Elastīgas veidlapas datu ievadīšanai SOW balstītiem pakalpojumiem
  • Informācijas panelis budžeta pārvaldībai reāllaikā

Turklāt rīks atbalsta apstiprināšanu, izmantojot e-pastu un mobilos tālruņus. Arī uzņēmumi to var izmantot krājumu un līgumu pārvaldībai.

Bellwether

Izmantojot Bellwether, jūs varat padarīt iepirkuma procesu caurspīdīgu un ātru. Tas palīdz jums atbrīvoties no mutiskiem apstiprinājumiem un ilgstošas ​​​​saziņas, izmantojot e-pastus un tālruņa zvanus.

Šī programmatūra ļauj iestatīt pieprasījumus, pirkšanas pasūtījumus un rēķinus, izmantojot minimālu laiku un pūles. Tādas funkcijas kā uzlabota darbplūsma un budžeta veidošana nodrošina labāku redzamību un tēriņu kontroli.

Šis mākoņdatošanas rīks piedāvā nepieciešamo elastību un pielāgošanu jūsu vajadzībām. Ja jūsu uzņēmumam ir vajadzīgas vairākas valodas vai pielāgoti lauki, Bellwether var jums to nodrošināt. Turklāt tas ļauj piekļūt lietojumprogrammai ārpus vietnes.

PairSoft

PairSoft ir lietotājam draudzīga programmatūra, ko uzņēmumi var izmantot, lai automatizētu darbplūsmu visā P2P procesā. Tas ir arī noderīgi, lai iegūtu redzamību par izdevumiem un veidotu labas attiecības ar piegādātājiem un pārdevējiem.

Programmatūru var ātri izvietot jūsu sistēmā vai esošajā ERP un viegli izmantot. Tas ļauj pārvaldīt PO, racionalizējot visu procesu. Varat arī iegūt pilnīgu ieskatu par tēriņiem dažādās kategorijās.

PairSoft var arī atvieglot reāllaika saziņu starp uzņēmumiem un piegādātājiem. Rēķinu apstrāde un validācija ir cita uzdevumu automatizācija, ko varat veikt ar šo programmatūru. Tas atbalsta arī analīzi un pārskatu veidošanu.

Nobeiguma vārdi

Šajā digitalizācijas laikmetā uzņēmumiem ir grūti pārvaldīt iepirkumu procesu bez programmatūras vai automatizēta risinājuma. Šie rīki var pavērt vairākas jaunas iespējas katrā šī procesa posmā.

Turklāt lietojumprogrammas nodrošina optimālu efektivitāti pat tad, ja paplašinat savu biznesu. Apskatiet labāko iepirkumu programmatūras sarakstu, lai izvēlētos savām vajadzībām vispiemērotāko. Varat arī apskatīt galvenās funkcijas, kurām vajadzētu būt spēcīgam automatizēta iepirkuma rīkam.

Kā MVU jūs, iespējams, vēlēsities uzzināt arī par labākajiem dokumentu pārvaldības rīkiem.