7 labākā dokumentu pārvaldības programmatūra MVU 2022. gadā

Dokumentu pārvaldības sistēma ietaupa jūsu dārgo laiku, efektīvi organizējot dokumentus un nodrošinot vienkāršu failu meklēšanu.

Uzņēmumiem ar salīdzinoši mazāku darbaspēku bieži ir grūti pārvaldīt daudzus dokumentus un biznesa ierakstus. Ja viņi izvēlas stabilu dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS), viņiem būs vieglāk sakārtot dokumentus.

Turklāt šie rīki arī palielina komandas efektivitāti, ļaujot tām ātri piekļūt nepieciešamajiem datiem.

Kas ir dokumentu pārvaldība?

Dokumentu pārvaldība nozīmē dokumentu (Word dokumentu, PDF vai jebkuru citu formātu) pārvaldību, glabāšanu un izsekošanu digitālā formātā. Izmantojot šo sistēmu, uzņēmumi var droši uzglabāt dokumentus un centralizēt visu procesu.

Dokumentu pārvaldības sistēmu priekšrocības

Labāka produktivitāte

Produktivitāte ir uzņēmuma panākumu atslēga. Dokumentu vadības sistēma efektīvi un droši kārto uzņēmuma lietas. Tādējādi komanda var mazāk uztraukties par dokumentu uzturēšanu un koncentrēties uz vissvarīgākajiem uzdevumiem. Ja zināt, ka visi faili ir droši glabāti, sirdsmiers darbojas kā degviela produktivitātei.

Uzlabota drošība

Katrs uzņēmums vēlas aizsargāt savus svarīgos un misijai kritiskos datus. Jūs varat saglabāt sensitīvus dokumentus dokumentu pārvaldības sistēmā un kontrolēt piekļuvi šiem failiem. Tādējādi dokumentu pārvaldība kļūst ļoti izsekojama, un tās audita pēdas vajadzības gadījumā var izmantot vēlāk.

Samazināta uzglabāšanas vieta

Jums vairs nav jāuztur dokumentu skapji, uzglabāšanas tvertnes un kastes. Izmantojot DMS, varat strādāt bez papīra un pārvaldīt savus dokumentus digitāli, neaizņemot fizisku vietu.

Ātra dokumentu izguve

Dokumentu meklēšana un failu izguve var būt laikietilpīgs process. Izmantojot dokumentu pārvaldības sistēmu, varat ātri atrast vajadzīgo failu un ietaupīt dārgo laiku. DMS ļauj meklēt failus, pamatojoties uz nosaukumu, metadatiem un saturu, izmantojot augstākās klases tehnoloģiju.

  5 labākās atvērtā pirmkoda Slack alternatīvas [2022]

Optimāla komandas sadarbība

Lielākā daļa dokumentu pārvaldības risinājumu ļauj sadarboties ar komandas biedriem. Tajā var saglabāt failus, kas savākti no dažādiem resursiem, un cilvēki var piekļūt failiem no attālām vietām. Daži rīki ļauj arī ārējiem lietotājiem piekļūt, izmantojot autorizētu piekļuvi.

Lasiet tālāk, lai uzzinātu populārākās dokumentu pārvaldības lietotnes, ko var izmantot MVU.

iManage

iManage ir dokumentu pārvaldības sistēma, kas palīdz pārvērst datus augstvērtīgās zināšanās, savienojot dokumentus. Tas saglabā visus dokumentus vienā mapē un klasificē tos atbilstoši projektam vai klientam.

Lietotāji iManage var ātri un efektīvi izveidot, meklēt un koplietot datus. Tas arī ļauj viegli atrast jebkuru dokumentu un tādējādi palielina produktivitāti.

Šo rīku var integrēt ar dažādiem Office 365 un Google Workspace produktivitātes rīkiem, lai uzlabotu dokumentu pārvaldību.

Kaste

Izmantojot Kaste, uzņēmumi var droši uzglabāt, pārvaldīt un sadarboties ar saturu neatkarīgi no ierīces veida. Tā dokumentu dzīves cikla pārvaldības līdzeklis nodrošina satura pārvaldības procesa atbilstību noteikumiem, datu saglabāšanas politikām un atklāšanas pieprasījumiem.

Katram dokumentam varat iestatīt atbilstošās lietotāja atļaujas, lai piekļūtu tikai pareizajām personām. Tas arī palīdz pārbaudīt lietotāja darbību, lai nodrošinātu pilnīgu redzamību un kontroli.

Box var arī nemanāmi integrēties ar atvērtajām API un uzņēmuma lietojumprogrammām. Pateicoties tādiem atribūtiem kā versiju vēsture, koplietotās saites un komentēšana, komandas locekļu sadarbība kļūst bez piepūles. Turklāt tas izmanto pielāgotus metadatus, lai klasificētu un sakārtotu dokumentus.

  8 rakstu kopsavilkumi, lai samazinātu lasīšanas laiku

Mape

Vai meklējat dokumentu pārvaldības risinājumu, kas piedāvā salīdzinoši ilgtspējīgu digitālo dokumentu uzglabāšanas un pārvaldības sistēmu? Tādā gadījumā dodieties uz Mape. Tā ir uz mākonī balstīta dokumentu pārvaldības sistēma, kas lietotājam draudzīgā veidā palīdz strādāt bez papīra.

Tas droši saglabā metadatus un vecākas faila vai dokumenta versijas. Lietotāji var meklēt sev vēlamos failus, izmantojot faila nosaukumu, metadatus, atslēgvārdu un dokumenta saturu. Tā atbalsta arī apstiprināšanas darbplūsmu, failu saistīšanu, automatizētu saglabāšanu, atgādinājumu, dokumentu numerāciju, audita izsekojamību un vietējo dublēšanu.

Jūs varat nemanāmi kontrolēt piekļuvi digitālajiem dokumentiem ar dažādām atļaujām. Ar šo rīku varat integrēt Office 365 programmas un DocuSign.

OpenKM

OpenKM ir biznesa dokumentu pārvaldības risinājums, kas ļauj kontrolēt digitālo dokumentu ražošanu, glabāšanu un izplatīšanu. Ar to jūs varat labāk kontrolēt dokumentu plūsmu un uzlabot komandas darba efektivitāti.

Šī lietotne piedāvā vairākus administratīvos rīkus, piemēram, lietotāja lomu definīciju, izvērsto meklēšanu, piekļuves kontroli, dokumentu drošības līmeni, detalizētas lietošanas žurnālu, automatizācijas iestatīšanu un lietotāju kvotu.

Šeit varat izveidot saturu, kas paredzēts ātrai lēmumu pieņemšanai un zināšanu radīšanai. Turklāt, izmantojot šo DMS, varat vākt datus no jebkura digitālā avota un sadarboties ar komandas biedriem.

eFileCabinet

eFileCabinet ir jaudīga dokumentu pārvaldības sistēma, ko mazie un vidējie uzņēmumi var izmantot tiešsaistes datu organizēšanai neatkarīgi no to dokumentu skaita.

Lai saglabātu failu, vienkārši augšupielādējiet to šajā platformā. Lietotāji var atrast jebkuru failu, izmantojot faila nosaukumu vai mapes veidni. Turklāt eFileCabinet ļauj ātri piekļūt bieži izmantotajiem dokumentiem.

Veicinot sadarbību starp komandas locekļiem, šis rīks arī ļauj pievienot dažādus drošības līmeņus kontrolētai piekļuvei. Tas atbalsta arī integrāciju ar trešo pušu rīkiem, piemēram, MS Office, DocuSign un Salesforce.

  Vai mēs iemīlēsimies Siri un Cortana?

Dažas no citām tā funkcijām ir automatizēta darbplūsma, divu faktoru autentifikācija, šifrēta failu koplietošana, uz atrašanās vietu vai IP balstīta autentifikācija un uz lomu balstītas atļaujas.

DocuWare

DocuWare ir platforma, kurā varat digitalizēt savus dokumentus un aizsargāt tos no jebkuras ierīces jebkurā laikā. Turklāt tas palīdz jums rēķinu apstrādē un darbinieku pārvaldībā. Tas ir īpaši noderīgi uzņēmumiem, kas paļaujas uz attālām komandām vai kuriem ir sadalīts darbaspēks.

DocuWare piedāvā drošu krātuvi visiem jūsu svarīgajiem biznesa dokumentiem, piemēram, līgumiem, darbinieku informācijai un finanšu ierakstiem. Pēc faila saglabāšanas šajā rīkā jūs vai jūsu kolēģi varat tieši rediģēt vai anotēt šo dokumentu tajā pašā platformā.

Turklāt tai ir viedi produktivitātes rīki, lai lietotāji varētu viegli meklēt, izsekot un sadarboties. Šī lietotne izmanto arī indeksa datus, lai kārtīgi sakārtotu visus jūsu dokumentus.

Alfresko

Alfresko ir platforma, kas piedāvā tādas funkcijas kā dokumentu pārvaldība, tīmekļa satura pārvaldība, ierakstu un attēlu pārvaldība un satura krātuve, lai racionalizētu organizācijas darbplūsmu.

Šis atvērtā pirmkoda rīks ir saderīgs ar Windows un Unix operētājsistēmām. Neskatoties uz to, ka tas ir viegli pielāgojams, jaunajiem lietotājiem ir nepieciešams zināms laiks, lai uzzinātu, kā to palaist.

Nobeiguma vārdi 📃

Ieviešot efektīvu dokumentu pārvaldības risinājumu, jums nebūs jāiet cauri neskaitāmiem skapjiem, lai iegūtu nepieciešamo failu. Šajā rakstā tika apspriesti daži labākie rīki, kas palīdz izveidot dokumentu pārvaldības sistēmu jūsu organizācijai.

Šiem rīkiem ir funkcijas, kas atbilst dažādu nozaru vajadzībām. Tāpat jūs varat uzzināt par digitālo līdzekļu pārvaldības rīkiem.